Almoxarifado consiste em um importante setor das empresas, sejam públicas ou privadas, e consiste no lugar destinado à armazenagem em condições adequadas de produtos para uso interno, e é matéria de estudo em administração.

Histórico

O almoxarifado se constituía em um depósito, quase sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando mão-de-obra desqualificada Com o tempo surgiram sistemas de manuseio e de armazenagem bastante sofisticados, o que acarretou aumento da produtividade, maior segurança nas operações de controle e rapidez na obtenção das informações. O termo Almoxarifado é derivado de um vocábulo árabe que significa "depositar".

Conceituação

Almoxarifado é o local destinado à guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado à sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna acondicionada à política geral de estoque da empresa.

Funções

O almoxarifado deverá:

  1. Assegurar que o material adequado esteja, na quantidade devida, no local certo, quando necessário;
  2. Impedir que exista divergência de inventário e perda de qualquer natureza;
  3. Preservar a qualidade e as quantidades exatas;
  4. Possuir instalações adequadas e recursos de movimentação e distribuição suficientes a um atendimento rápido e eficiente.

Eficiência no almoxarifado

A eficiência de um almoxarifado depende fundamentalmente:

  1. Da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do conseqüente aumento do número das viagens de ida e volta;
  2. Do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas;
  3. Da melhor utilização de sua capacidade volumétrica.

Outros conceitos sobre almoxarifados

O organograma funcional do almoxarifado está demonstrado na figura abaixo:

Analisando o organograma funcional de um almoxarifado podemos resumir as suas principais atribuições:

  1. Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa;
  2. Entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa;
  3. Manter atualizados os registros necessários.

CONTROLE:

Embora não haja menção na estrutura organizacional do almoxarifado, o controle deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja recebimento, armazenagem e distribuição.

O controle deve fornecer a qualquer momento as quantidades que se encontram à disposição em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas.

almox hist conc e func fig 1

RECEBIMENTO:

As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais é módula de um sistema global integrado, com as áreas de contabilidade, compras e transportes, e é caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil.

almox hist conc e func fig 2

O recebimento compreende quatro fases:
1ª fase: Entrada de materiais;
2ª fase: Conferência quantitativa;
3ª fase: Conferência qualitativa;
4ª fase: Regularização.

ARMAZENAGEM:

Ao guarda materiais no almoxarifado, é necessário alguns cuidados especiais, que devem ser definidos no sistema de instalação e no layout adotado, proporcionando condições físicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupação plena do edifício e a ordenação da arrumação.

almox hist conc e func fig 3

FASES DESCRIÇÃO
1ª fase Verificação das condições de recebimento do material
2ª fase Identificação do material
3ª fase Guarda na localização adotada
4ª fase Informação da localização física de guarda ao controle
5ª fase Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento
6ª fase Separação para distribuição

DISTRIBUIÇÃO:

Os materiais devem ser distribuídos aos interessados mediante programação de pleno conhecimento entre as partes envolvidas.

almox hist conc e func fig 4

 

DOCUMENTOS UTILIZADOS:

Os seguintes documentos são utilizados no Almoxarifado para atendimento das diversas rotinas de trabalho:

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  1. Ficha de controle de estoque (para empresas ainda não informatizadas): documento destinado a controlar manualmente o estoque, por meio da anotação das quantidades de entradas e saídas, visando o seu ressuprimento;
  2. Ficha de Localização (também para empresas ainda não informatizadas): documento utilizado para indicar as localizações, através de códigos, onde o material está guardado;
  3. Comunicação de Irregularidades: documento utilizado para esclarecer ao fornecedor os motivos da devolução, quanto os aspectos qualitativo e quantitativo;
  4. Relatório técnico de inspeção: documento utilizado para definir, sob o aspecto qualitativo, o aceite ou a recusa do material comprado do fornecedor;
  5. Requisição de material: documento utilizado para a retirada de materiais do almoxarifado;
  6. Devolução de material: documento utilizado para devolver ao estoque do almoxarifado, as quantidades de material, porventura, requisitadas além do necessário.

PERFIL DO ALMOXARIFE:

O material humano escolhido deve possuir alto grau de sentimento de honestidade, lealdade, confiança e disciplina.

Funcionamento dos Almoxarifados

O setor de almoxarifado exige o controle do estoque (quantidade, reposição, armazenagem, validade, controle do uso, etc.), mercadorias e produtos (de limpeza, de escritório, serviços, etc.), aquisição (levantamento de preços, pesquisa de fornecedores, registro das compras feitas e a fazer, arquivamento de notas) e outras tarefas afeitas ao almoxarife ou estoquista. Estas funções necessitam observar critérios de racionalização, acondicionamento, localização, precisão, padronização, indicadores e documentação.
Na racionalização do almoxarifado deve-se ter em conta o cálculo das quantidades de produtos que se deve possuir em estoque.
No acondicionamento deve-se buscar a otimização das distâncias entre o local de estocagem e onde será usada, a adequação do espaço de guarda com o melhor uso de sua capacidade volumétrica.
Para a localização deve-se observar a facilidade em se encontrar aquilo que é procurado, através de etiquetagem, por exemplo, a fim de se evitar a entrega errônea de material, o que acarreta problemas no controle, tempo desperdiçado, etc.
Precisão de operação implica na exatidão das informações de controle com a realidade dos bens armazenados. A inexatidão dos dados provoca falhas de contabilidade, fornecimento, dentre outras.
Os materiais do almoxarifado devem ser padronizados, para fins de melhor controle das compras (fornecimento), e evitar falhas como a duplicidade de itens no registro.
O setor deve apresentar os indicadores de suas atividades, como relatórios de eficiência, a fim de proporcionar otimização do gerenciamento, controle do histórico dos itens, etc.
Documentação implica na confecção do manual técnico de almoxarifado, em que se defina de modo preciso as normas de identificação dos produtos, inventário, inclusão de novos itens, entre outros.