Ter organização na vida financeira é essencial a qualquer cidadão. Não seria diferente para os síndicos, principalmente no início da carreira, quando não se tem muita experiência. Não saber fazer a contabilidade pode não só afetar suas chances de contratação como também põe o condomínio em risco de ação judicial caso algum erro seja cometido. Confira quais são as obrigações tributárias e como fazer a contabilidade condominial.

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Qual é o regime tributário de um condomínio?
Antes de tudo, você precisa saber qual é a classificação tributária de condomínios e quais impostos deve pagar. A forma de tributação de pessoas jurídicas, como o condomínio é determinada pelo regime tributário de acordo com o volume de arrecadação.

Mesmo tendo CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), condomínios não pagam Imposto de Renda de Pessoa Jurídica, por não serem reconhecidos legalmente como pessoas jurídicas. Isso ocorre porque, como explica o Parecer Normativo CST nº 76 de 09/02/1971, diferente de empresas, o condomínio não tem como objetivo lucrar, e sim utilizar a renda arrecadada para atender às necessidades pontuais dos proprietários, trabalhando em prol de seu bem-estar. Não gerando renda, não há como definir o regime tributário de um condomínio.

No entanto, condomínios ainda devem pagar impostos, recolhidos mensalmente, já que normalmente contam com funcionários contratados, como porteiro, equipe de limpeza e o próprio síndico. Caso não cumpra suas obrigações no prazo estipulado pelo eSocial (como é conhecido o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas), o condomínio fica sujeito a multa administrativa. A Lei 8.212 do Código Civil e o Decreto 3.048, de 1999, determinam a incidência de uma série de impostos, pagos à Receita Federal. São eles:

- FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço): pago mensalmente. Corresponde a 8% do salário de cada funcionário contratado e deve ser quitado até o dia 7 do mês seguinte ao que a remuneração foi paga;
- INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): equivale a 20% do salário dos profissionais contratados, seja com carteira assinada, autônomos ou o próprio síndico. Deve ser pago até o dia 20 do mês seguinte a quitação da folha;
- PIS/PASEP (Programa de Integração Social e de Formação do Patrimônio do Servidor Público): financia o pagamento do seguro-desemprego e abono salarial pago a funcionários contratados. Normalmente, equivale a 1% do salário, mas o valor pode variar de um estado para outro. Deve ser recolhido até o dia 20 do mês seguinte à quitação;
- COFINS (Contribuição para Financiamento da Seguridade Social): recolhido em caso de contratação de prestadores de serviços em valor acima de R$ 215,05 por nota fiscal;
- ISS (Imposto Sobre Serviço): cobrado em caso de contratação de autônomos. O valor varia de acordo com a cidade;
- CSLL (Contribuição Sobre o Lucro Líquido): cobrado em caso de contratação de prestadores de serviços. A alíquota varia entre 12% e 32%.

Ainda existe um outro detalhe. Quando o condomínio conta com arrecadações extras, além da taxa condominial, deve declarar Imposto de Renda de Pessoa Físicas sobre os rendimentos, caso o valor arrecadado por ano-calendário ultrapasse R$24 mil, não sendo esse montante utilizado para cobrir custos e despesas. Esses rendimentos podem ser referentes a aluguéis dos espaços comuns ou multas aplicadas por desrespeito a regras da convenção do condomínio.

Condomínios também devem fazer a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), de acordo com o decreto nº 3.000, de 26 de março de 1999, sobre tributação, fiscalização e a administração do Imposto sobre a Renda e Proventos de Qualquer Natureza.

Outra obrigação fiscal era a contribuição sindical, que tornou-se opcional após a Reforma Trabalhista de 2017.

Quem é o responsável pela contabilidade do condomínio?
Embora possa se supor que as administradoras são responsáveis pela contabilidade dos condomínios, o Artigo 1.348 do Código Civil determina o seguinte:

  • Art. 1.348. Compete ao síndico: VIII – prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;

O síndico pode até contratar um contador profissional - habilitado pelo Conselho Regional de Contabilidade (CRC) - para fazer a contabilidade, mas é ele quem será responsabilizado judicialmente caso sejam encontradas incongruências nas contas. Por isso é importante que o síndico tenha conhecimentos da área da contabilidade, para verificar o trabalho realizado pelo profissional contratado ou saber fazer ele mesmo esse serviço. Buscar a profissionalização, e adquirir habilidades nas áreas de recursos humanos, administração e direito, é o melhor caminho para facilitar sua gestão e, inclusive, atrair mais clientes.

Com uma contabilidade bem feita, evita-se processos civis e criminais, devido a fraudes, desvios de dinheiro ou superfaturamento de obras, por exemplo. Muito importante quando se lida com dinheiro, ainda mais de outras pessoas, é ser transparente, além de cumprir as normas estabelecidas, agindo de forma ética.

Como fazer a contabilidade do condomínio?
Agora vamos falar sobre a parte que você estava esperando! No momento em que o síndico ou o profissional da área contratado fizer a contabilidade do condomínio, deve prestar atenção em todas as obrigações tributárias que você leu nesse artigo. As consequências de um erro na contabilidade podem ser a realização de auditoria, podendo até virar uma ação judicial. Por isso, manter a organização é essencial.

Para ter controle sobre todas as contas do condomínio e não deixar nenhuma incongruência passar, é preciso ser muito organizado. Ainda mais quando alguns documentos precisam ser guardados por um determinado tempo, como é o caso dos seguintes, armazenados por cinco anos:

- Demonstrativos de receitas e despesas;
- Prestações de contas anuais;
- Apurações de contas de gestões anteriores;
- Contas mensais;
- Contratos para manutenção de elevadores, caixa d’água, piscina, etc, e de prestações de serviços da administradora.

Outros documentos nunca devem ser jogados fora:

- Inscrição do edifício na Receita Federal, com o cartão do CNPJ;
- Documentos fornecidos pela construtora ou incorporadora do edifício (manual do proprietário, auto de conclusão e alvarás, por exemplo);
- Escritura contábil no condomínio;
- Plantas da edificação;
- Documentação trabalhista com guias de recolhimento de FGTS e INSS;
- Contrato de seguro condominial;
- Notas fiscais, manuais e certificados de garantia de elevadores, bombas d’água, entre outros;
- Certificados de Autos de Vistorias de Corpo de Bombeiros (AVCB).

É recomendado que você deixe mais acessíveis documentos que precisam ser consultados com frequência, como as contas mensais fixas, por exemplo. Separar cada tipo de documento em pastas de cores diferentes, assim como anotar os meses a que correspondem, facilita no momento da consulta e otimiza seu tempo. Essas medidas também serão úteis caso a gestão do condomínio mude e outra pessoa assuma o cargo de síndico.

Armazenar todos esses papéis em um espaço físico pode ser conturbado e eventualmente você pode precisar consultá-los estando longe de casa ou do condomínio. Por isso, o armazenamento na internet, em nuvens ou softwares como o TownSq, pode ser uma alternativa viável.

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