O código de barras é um recurso muito utilizado para a gestão logística de uma empresa. A sua utilização traz uma série de benefícios, como a agilização do inventário! Veja a seguir a utilização do código de barras no inventário de estoque.
INVENTÁRIO DE ESTOQUE: PARA QUE SERVE?
Fazer um inventário de estoque é basicamente fazer uma lista completa dos itens que você tem em seu estoque. Vamos por passos para você entender melhor?
Primeiro o estoque. Toda empresa que realmente quer alcançar o sucesso deve ter um estoque de produção. É o armazenamento das mercadorias da empresa. Quando se realiza uma venda, o produto é retirado do estoque e enviado ao comprador.
O inventário é a listagem de todos esses produtos, mas não é uma listagem qualquer. Porque um inventário bem feito inclui várias informações, como a data de fabricação, lote, validade de cada produto. Mas não é só isso! Um inventário também serve para monitorar a quantidade dos produtos e evitar desperdícios e perdas, como veremos detalhadamente mais à frente.
O mínimo que se espera de um bom inventário é que nele conste:
● Local - o lugar exato em que certa mercadoria se encontra. Afinal, empresas com grandes estoques precisam saber onde certo lote de produtos está, assim ela agiliza a distribuição e transporte.
● Descrição - o que tem dentro de cada caixa, caixote, etc. Dessa forma não correrá o risco de enviar o produto errado para o comprador.
● Quantidade existente- saiba mais sobre a importância de um inventário bem preciso em quantidade mais à frente.
PORQUE É TÃO IMPORTANTE FAZER UM INVENTÁRIO?
Mas afinal, porque é tão importante fazer um inventário do estoque na sua cadeia de suprimentos? Não basta apenas escrever essas coisas em um caderninho? NÃO! Um inventário de estoque é algo importante demais para ser apenas anotado em uma simples folha de papel.
Tenha em mente que muitas empresas vão à falência ou enfrentam problemas sérios de logística por causa disso! Não dão o devido valor à vigilância do estoque e acabam tendo muitas perdas de produtos.
São empresas que acabam enviando produto errado para o consumidor ou, pior, vendem um produto que sequer têm no estoque ainda! Portanto, veja a seguir alguns dos principais motivos de se fazer um bom inventário do estoque!
1. AJUDA A DIMINUIR AS PERDAS
Já imaginou se uma empresa não tivesse controle nenhum do que ela tem guardado? Isso pode ser desastroso!
Um bom inventário evita perdas porque:
● Com o detalhamento das informações, você pode ver quais produtos tem o prazo de validade mais próximo. Dessa maneira, é possível evitar muitos prejuízos com mercadorias que ficam "esquecidas" e acabam passando da validade ainda no estoque da empresa.
● Você previne possíveis roubos, pois consegue ficar de olho na quantidade.
● Garante o suprimento adequado. Muitas empresas abrem falência porque produzem mais do que vendem e acabam com prejuízos gigantes.
● Clientes mais satisfeitos com a sua marca, pois você entrega o que eles pedem. Porque você sabe exatamente o que tem no estoque. Dessa forma não corre o risco de pôr à venda um produto que não tem mais no estoque.
2. VOCÊ TEM CONTROLE MELHOR SOBRE SEUS PRODUTOS
Com um bom inventário você consegue um controle melhor sobre seus produtos. Como, por exemplo, prever exatamente quando um certo produto deverá ser reposto no estoque.
É possível observar qual produto tem mais saída e qual tem menos. Dessa maneira prevê as preferências dos seus clientes e consegue criar estratégias para não perder os produtos que não vendem tão bem.
Assim, você evita acumular muita mercadoria no estoque e dá espaço para as que ainda serão catalogadas.
A AJUDA DO CÓDIGO DE BARRAS NO INVENTÁRIO DE ESTOQUE
Ok, a realização de um inventário é importante e necessita de atenção. No entanto, qual o motivo de aderir ao código de barras para isso? Por muitos motivos, mas o principal é a questão da agilidade.
Fazer um inventário de forma manual, seja anotando em caderno (não faça isso, já imaginou perder esse caderno por aí? Acontece com uma frequência muito maior do que você imagina) ou em planilha Excel consome muito tempo!
Imagina só inserir em uma planilha, item por item, detalhe por detalhe, cada mercadoria. Dá um trabalhão! Consome um tempo precioso dos seus colaboradores. Eles acabam levando semanas para realizar um trabalho que deveria consumir apenas algumas horas.
O código de barras foi criado justamente para agilizar o processo de gestão das informações e melhorar a logística. Então melhor aproveitar as facilidades que a tecnologia nos proporciona.
POR QUE DEIXAR A PLANILHA DE LADO?
Um outro fator que faz do uso do código de barras a estratégia perfeita para fazer inventário é a questão da exatidão. O que nem sempre é possível quando realizamos o inventário é o guardamos por planilha.
O processo de realização por planilha é prejudicado constantemente porque fica à mercê da disposição de tempo de quem está encarregado. Sem contar que vez ou outra ocorrem erros de digitação dos números e informações que acabamos inserindo errado vez ou outra.
Com os leitores ópticos e todo o sistema de softwares e funcionalidades, isso não será um problema. Sem contar que com a rapidez que as informações são armazenadas e gerenciadas, você saberá com antecedência muito maior quais produtos estarão em falta. Dessa forma, evitando ter remessas de entregas paradas por falta de apenas um item.
O QUE É PRECISO PARA USAR O CÓDIGO DE BARRAS NO INVENTÁRIO DE ESTOQUE?
O primeiro passo é escolher um estilo de inventário. Existem empresas especializadas nisso caso se interesse.
Mas, para se ter uma ideia básica do que você irá precisar, segue uma pequena lista abaixo:
● Impressora de etiquetas- existem muitas no mercado, para empresas pequenas, aconselho utilizar aquelas menores de mesa mesmo. São mais portáteis e simples de usar.
● Leitor de código de barras- você vai precisar de no mínimo dois: um apenas para registro (de preferência os modelos de mesa) e outro portátil, de mão, para levar ao depósito e fazer o inventário diretamente por lá.
● Software específico (opcional) - dá para fazer por Excel, mas seria mais interessante investir em um software específico para a gestão dessas informações. Isso porque alguns desses softwares podem te dar alertas. Assim, se um produto estiver perto de vencer o software te avisando com antecedência para você não perder a mercadoria, por exemplo.
Após um tempo, invista também em um fornecedor de rótulos para sua empresa e torne isso algo mais profissional.
