O trabalho com comércio exterior requer processos burocráticos que podem ser demorados e reunir uma grande quantidade de informações. Uma forma de não se perder nas diversas etapas e solicitações é utilizar ferramentas para a gestão de documentos.

Ao usar dispositivos corretos para ajudar no gerenciamento de arquivos e dados, você também contribui para o aprimoramento do fluxo de trabalho. Por isso, a gestão de documentos é indispensável para o bom funcionamento de sua empresa.

A seguir, conheça 5 ferramentas úteis na gestão de documentos de comércio exterior, que podem ajudar o seu dia a dia a ser mais produtivo e eficiente.

1. Aplicativos e plataformas de recuperação

Quando o assunto é gestão de documentos, é importante conhecer boas ferramentas de armazenamento e recuperação de dados.

Por mais que seja cada vez mais seguro armazenar informações em dispositivos eletrônicos, também é possível perder dados sem querer ou por descuidos. Assim, existem plataformas e aplicativos especializados na recuperação de arquivos.

De modo geral, são ferramentas de fácil uso e práticas. Ou seja, não será preciso perder horas do dia tentando recuperar aquele documento que foi apagado por acidente.

Entre essas ferramentas, pode-se usar: Recuva, Disk Drill, Stellar Data Recovery e Wondershare MobileTrans.

Cada software possui características únicas, mas o MobileTrans pode ser considerado o mais completo.

Isso porque, o programa é compatível com todos os dispositivos móveis e sistemas operacionais. Além disso, é capaz de restaurar e transferir dados de aplicativos como o WhatsApp, mantendo um backup seguro de todas as informações do celular.

Para quem tem equipes grandes, que trocam várias informações via WhatsApp, ou mesmo para empresas que fornecem celulares para seus profissionais, este programa é essencial para garantir a segurança da informação!

Imagem de Wondershare MobileTrans.

2. Armazenamento de documentos na nuvem

Com a quantidade de informações e dados que guardamos e enviamos, é necessário possuir uma forma de armazenamento seguro.

No caso da gestão de documentos, essa camada extra de proteção no acesso e armazenamento é ainda mais imprescindível. Assim, existem muitas ferramentas que oferecem serviços de nuvem e podem facilitar sua rotina de gerenciamento.

Entre as opções de armazenamento na nuvem mais populares, temos: Google Drive, OneDrive e iCloud Drive. Mas também existem ótimas opções de serviços de nuvem menos conhecidos como o Mega e Dropbox.

Caso você faça a gestão de documentos de comércio no exterior por meio do Google Workspace, recomendamos usar o Google Drive. Esse serviço também é muito utilizado por usuários do modelo Android, principalmente quando é preciso saber como restaurar conversas do WhatsApp.

Por meio do armazenamento de documentos na nuvem também é muito mais fácil compartilhar e guardar arquivos entre os colaboradores.

3. Tenha uma rotina organizada

Para qualquer tipo de atividade, manter uma rotina organizada será de grande ajuda para você e todos os colaboradores de um projeto.

Na gestão de documentos, também é importante manter anotações, lembretes e informações pertinentes em um único lugar. As ferramentas de organização devem ser utilizadas para facilitar seu fluxo de trabalho.

Dessa forma, existem plataformas online e aplicativos especializados na gestão de documentos e tarefas. A função desses serviços pode ser muito útil tanto na sua vida profissional quanto pessoal.

Umas das ferramentas mais conhecidas são Trello, Asana, EverNote, Google Keep e OneNote. Cada uma possui recursos e diferenças que podem te ajudar a manter a gestão de documentos de comércio exterior muito mais prática e sistematizada.

Se você escolher utilizar plataformas como OneNote e Google Keep, é interessante também vincular essas ferramentas com seus serviços de nuvem. Assim, todas as informações podem ser facilmente acessadas.

4. Serviços de backup e HDs externos

Além de ter serviços de armazenamento na nuvem, também é interessante manter seus dados e arquivos seguros de outras formas.

Por isso, não descarte usar ferramentas de backup na gestão de documentos. Essa é uma maneira de manter uma cópia dos arquivos em um local alternativo. Ainda mais que reunir todas as informações somente em um lugar, não é muito indicado.

No caso de documentos fiscais do governo que precisam ser armazenados por longos anos, é ainda mais importante ter diferentes cópias.

Outra possibilidade é usar HDs externos na gestão de documentos. Seja para arquivos importantes, fotos e vídeos ou até para exportar conversa do WhatsApp, esse dispositivo pode ser muito útil.

Essa opção é interessante em casos extremos de perda de documentos, como em quedas de energia, acidentes com computadores e dispositivos móveis.

Imagem de Freepik no Freepik

5. Sistema de Gestão Integrada

Outra ferramenta que pode facilitar bastante a gestão de documentos de comércio exterior é a utilização de sistemas de gestão integrada.

Esse tipo de software consegue manter a coesão das diversas áreas e setores de uma empresa. Não por acaso, é muito importante para o segmento da gestão da informação de muitos negócios.

Bons programas de gestão integrada conseguem automatizar tarefas, centralizar dados, melhorar o fluxo de trabalho e até impactar na responsabilidade ambiental da empresa.

Utilizar essas ferramentas também é uma ótima forma de manter a qualidade dos seus serviços e ideal para conquistar resultados eficientes.

Invista na gestão de documentos do seu negócio

O comércio exterior é um grande diferencial para qualquer empresa, e por isso deve ser realizado com muita organização.

E agora que você já conhece essas dicas sobre gestão de documentos de comércio exterior, coloque elas em prática!

Sem dúvidas, seu fluxo de trabalho e o compartilhamento de informações entre os colaboradores será bem mais eficiente do que antes.

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