Sexta, 13 Dezembro 2024
O sistema 5S é um modo simples de melhorar as relações e o ambiente no trabalho, simplificando procedimentos, otimizando recursos e o seu tempo.

O sitema 5S ou filosofia 5S é de origem japonesa, e consiste em vêm de cinco etapas de organização de ambientes de trabalho, Seiri (utilização), Seiton (arrumação), Seiso (limpeza), Seiketsu (normalizar) e Shitsuke (disciplina). Ele também pode ser aplicado em sua casa ou rotina pessoal. O método 5S tem sido implementado de forma eficaz e participativa nas empresas, trazendo benefícios para diversos setores das organizações.


Aprenda sobre cada etapa detalhadamente e seus benefícios, e melhore a eficiência de seu ambiente pessoal e de trabalho.

Princípio dos 5’s

Originário da cultura japonesa, conhecida pela sua disciplina, eficiência e capacidade de organização. O sistema 5S é baseado em cinco palavras em japonês Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. No Brasil essas palavras foram traduzidas de maneira a não retirar o “espirito” delas, transformando-se em “senso”. Sendo assim, tornaram-se: senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de padronização/normalização e senso de disciplina.

Aprender e aplicar os 5s proporciona a melhoria da qualidade de vida pessoal e profissional. As etapas do sistema, são como já explicado anteriormente, um senso, um costume de aplicar cada uma das etapas em seu dia a dia. É muito além de um simples sistema de organização de maneira eficiente de ambientes, os 5s funciona como uma maneira de adquirir o hábito de aplicar nos recursos da empresa, ou nos ambientes de sua casa, a necessidade de ordenar, padronizar o local de cada objeto, conservação da arrumação, reutilização, ou mesmo jogar fora ou reciclar estes recursos quando chegar o momento. A metodologia funciona a partir do momento que o colaborador internaliza os conceitos, como uma filosofia de vida pessoal, e aplica na sua rotina, tornando-se um comportamento natural.

A desordem em ambientes de trabalho pode afetar o desempenho dos colaboradores, trazendo desatenção, baixa produtividade, problemas de efetividade, além de ajudar a aumentar o número de acidentes de trabalho. Isso porque um ambiente de trabalho mal organizado acarreta interferências no humor e atenção de sua equipe. A aplicação do programa 5s ajuda a manter a do arranjo físico do espaço, nas estações de trabalho, que é fundamental.

Senso de utilização (Seiri)

O primeiro senso dos 5S diz respeito ao uso consciente e eficiente de recursos e de materiais. Deve-se fazer uma análise da necessidade de cada objeto, qual a utilidade dele para aquele ambiente. A ideia é retirar do espaço de trabalho tudo o que não seja útil, deixando apenas o que for realmente necessário para a execução das atividades.

Tudo o que não for útil ao ambiente deve ser descartado ou reutilizado em outro local em que tenha melhor utilidade. O objetivo é retirar as distrações que atrapalhem tanto a concentração quanto a produtividade de todos no ambiente corporativo.

O 1º dos 5S, Seiri, ajuda a manter a área de trabalho arrumada, melhora a busca e eficiência no retorno de informações e geralmente amplia espaço no local de trabalho
O 1º dos 5S, Seiri, ajuda a manter a área de trabalho arrumada, melhora a busca e eficiência no retorno de informações e geralmente amplia espaço no local de trabalho.

Portopédia
*Ciclo

A curto prazo quando se aplica o Senso de Utilização, permite-se uma reflexão sobre a forma mais racional de emprego dos recursos e materiais da empresa, a fim de evitar desperdício. A longo prazo, a sua aplicação habitual proporciona condições operacionais de máxima eficiência.

Essa etapa é a preparação para o próximo S.

Senso de arrumação (Seiton)

Após deixar no ambiente apenas os objetos que possuem utilidade, eles devem ser organizados. O primeiro passo é estabelecer um sistema de comunicação visual, onde cada objeto fica disposto de acordo com a sua frequência de uso. Quanto mais frequente a sua utilidade, mais visível e acessível ele deve estar. Cada objeto deve ficar em um local específico e passar a ser um padrão essa disposição.

Como ferramenta para auxiliar na organização, uma dica é a utilização de estantes, quadros de avisos, e etiquetas para dispor os objetos e sinalizar correto local de cada um deles. Isso permite que qualquer pessoa que use o espaço consiga manter o sistema de organização que foi estabelecido.

No 2º dos 5S é a etapa de organizar objetos, materiais e informações de maneira útil.
No 2º dos 5S é a etapa de organizar objetos, materiais e informações de maneira útil.

O Senso de organização traz benefícios como:

• Economia de tempo;
• Facilidade na localização das ferramentas;
• Redução de pontos inseguros;
• Maior facilidade no controle de estoque;

O 2º senso do sistema 5S pode ser aplicado não só no ambiente organizacional, mas também na vida pessoal, manter a sua mesa de trabalho organizada ou seu espaço de convívio organizado, te auxilia a organizar melhor suas tarefas, pensar com clareza, obtendo mais foco e ganhado maior eficiência.

SEISO (Senso de Limpeza)

Nesta etapa dos 5s, após eliminar do ambiente os objetos desnecessários, organizar os com utilidade, criando um sistema, é preciso conservar o novo ambiente. Para tanto, deve-se manter o asseio do local, dede o piso, as mesas, gavetas, estantes, arquivos, etc. Todos as pessoas que utilizam aquele espaço são responsáveis por manter a sua limpeza e organização. Isso permite que o Senso de Organização se mantenha.

O Senso de Limpeza vai além dos aspectos físicos. A sua aplicação também deve ser realizada nas relações interpessoais no ambiente de trabalho, onde prevaleça a transparência, honestidade, franqueza e o respeito.

Após o primeiro processo de limpeza quando implementado o 5S, a permanência da limpeza diária é necessária para manter o desenvolvimento do programa.
Após o primeiro processo de limpeza quando implementado o 5S, a permanência da limpeza diária é necessária para manter o desenvolvimento do programa.

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Programa 5S

Como resultado se obtém um ambiente agradável e salubre, além de facilitar a conservação e manutenção das maquinas e equipamentos.

SEIKETSU – Senso de Padronização e Saúde

O 4º senso do sistema 5S, trata sobre a padronização. Após deixar apenas objetos úteis no ambiente, organiza-los e limpar o local, é preciso incorporar esses novos hábitos. Isso será possível através de regras claras sobre a prática das novas rotinas. Cria-se procedimentos sérios sobre a organização e limpeza do ambiente de trabalhos.

O Objetivo da padronização é que as regras e padrões criados e exigidos tornem hábitos os outros 3S.

A utilização de sistemas operacionais que auxiliam a organização, a fixação de padrão de cores, formas, iluminação, localização, placas, entre outras coisas, é uma forma de ajudar a padronização. As regras devem ser claras e ficar muito bem sinalizada para cada funcionário.

O 4º S, Seiktsu, se preocupa com a saúde em todos os níveis: físico, mental e emocional.
O 4º S, Seiktsu, se preocupa com a saúde em todos os níveis: físico, mental e emocional.

Opinião
*Saúde mental e trabalho na quarentena

O senso de padronização também abrange o conceito de saúde. Sendo assim, a padronização de qualidade do ambiente de trabalho também faz parte do sistema 5S, a condição dos refeitórios, áreas de descanso, banheiros, vestiários, iluminação dos espaços , etc., deve ser constantemente verificado a existência de problemas, e solucionados, a fim de evitar problemas a saúde dos funcionários.

SHITSUKE (Senso de Disciplina e Autodisciplina)

O último S do sistema 5S trata do cumprimento e comprometimento pessoal de cada um dos colaboradores com as etapas anteriores. Nesta fase as empresas implementam programas pedagógicos que auxiliam os seus funcionários a manterem os hábitos anteriores.
Para se obter disciplina é preciso constante vigilância e controle, isso é tarefa da chefia de cada setor. O gestor não deve encarar essa atividade como fiscal do Sistema 5S, mas como um facilitador da sua aplicação.

Pratique os
Pratique os "S" anteriores, sem descuidar do constante aperfeiçoamento.

Notícias Corporativas
*Como descobrir se o ambiente de trabalho é prejudicial à sua saúde mental

Gestores e colaboradores devem manter diálogos constantes sobre as suas experiencias e impressões com o sistema, isso permite um feedback necessário para aparar as arestas necessárias e tornar a aplicação dos 5S mais ajustada a rotina da empresa.

As Vantagens do 5S

A implantação do sistema 5S traz vantagens a curto e longo prazo, são elas:

• Melhoria do Ambiente de trabalho;
• Melhoria nas relações humanas;
• Maior produtividade;
• Redução e prevenção dos acidentes de trabalho.

Como Implantar o Sistema

Para implementar o sistema 5S existe uma metodologia com 7 etapas, onde a última fase, a de manutenção, é constante, coincidindo com os S do sistema.

O início deve ser com a preparação da equipe que vai executar o projeto de aplicação dos 5S. Aqui é essencial a discussão em equipe e todo o setor envolvido sobre as prioridades, os descontentamentos dos funcionários do setor , etc.

Outro ponto importante antes do início da implantação, é realizar uma verificação do ambiente, desde as suas necessidades físicas, até pesquisa com os usuários e funcionários do local, sobre seus contentamentos e descontentamentos com o ambiente, assim fica mais claro quais as prioridades se deve ter ao executar o projeto.

5S é para todos, ou seja, é impossível pensar no Programa 5S sendo aplicado pela equipe operacional sem que a equipe gerencial participe ou apóie.
5S é para todos, ou seja, é impossível pensar no Programa 5S sendo aplicado pela equipe operacional sem que a equipe gerencial participe ou apoie.

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*Covid-19: melhores ferramentas para gerenciar equipes no home office

Após essas avaliações iniciais, se inicia as fases para implantar o sistema 5s, são elas:

1ª Fase (Equipe da Implantação): equipe formada por diferente setores e hierarquias;
2ª Fase (Planejamento): equipe elabora um plano de orientação que determine quais ferramentas serão utilizadas, bem como dividir as atividades em etapas;
3ª Fase (Fotos e Registros): registra todas as áreas que serão aplicadas o sistema, focando principalmente nas áreas mais críticas. A equipe junto com as imagens pode discutir melhores soluções para chegar no resultado;
4ª Fase (Reunião): a equipe pode reunir toda o setor, ou empresa, onde será realizado a implantação e passar seus planos e orientar os outros funcionários sobre as mudanças. Essa fase é essencial para a conscientização dos colaboradores da empresa;
5ª fase (Implantação): após conscientização de todos dentro da empresa, a equipe pode iniciar a aplicação do sistema 5S, dividindo a equipo formada por setores, com divisão de tarefas;
6ª Fase (Acompanhamento): a equipe deve acompanhar os setores onde o sistema 5S foi implementado, verificando o seu desenvolvimento, pegando o feedback de cada setor, orientando e incentivando os funcionários para a aplicação dos 5S. Esse acompanhamento deve ser mensal;
7ª Fase (Check Retornos): avaliação dos acompanhamentos realizados observando as falhas, as opiniões, dificuldades da implantação e melhorando esses pontos.

Navegue pelo Portopédia:Just in TimeWMS - Warehouse Management System (Sistema de Gerenciamento de Armazéns)

 
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