O 5S é um modo simples de melhorar as relações e o ambiente no trabalho, simplificando procedimentos, otimizando recursos e o seu tempo.O resultado é o melhor desempenho profissional e de serviços, com reflexo direto na satisfação de usuários e na produção.
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Os Cinco S
Seiri (Senso de Utilização) - Significa classificar, mantendo somente o necessário na área de trabalho, manter em um local distante itens com uso menos freqüente e descartar em definitivo itens desnecessários. O Seiri luta contra o hábito de manter objetos ao seu lado somente porque serão úteis algum dia. O Seiri ajuda a manter a área de trabalho arrumada, melhora a busca e eficiência no retorno de informações e geralmente amplia espaço no local de trabalho. Saber onde e qual o lugar de cada peça. Analise locais de trabalho e classifique todos os itens - objetos, materiais, relatórios - de acordo com critérios de utilidade ou freqüência de uso. Feito isso, retire do ambiente tudo o que não precisa estar ali.
Seiton (Senso de Ordenação) - Organize objetos, materiais e informações úteis da maneira mais funcional, possibilitando acesso rápido e fácil.
Seisou (Senso de Limpeza) - Praticar a limpeza significa ter compromisso em manter limpo o seu local de trabalho, antes, durante e após a jornada diária. Assim como, mostrar-se limpo. Após o primeiro processo de limpeza quando implementado o 5S, a permanência da limpeza diária é necessária para manter o desenvolvimento do programa. A limpeza facilita a localização imediata de irregularidades no ambiente, fator o qual passaria sem ser notado antes da implantação. A limpeza regular é uma espécie de inspeção.
Seiketsu (Senso de Saúde) - É preciso ter preocupação com a saúde em todos os níveis: físico, mental e emocional. Não é só no ambiente físico que as melhorias são necessárias. Você precisa ter plena consciência dos aspectos que afetam sua saúde e agir sobre eles. Uma vez que os primeiros três S foram implantados, este é o momento da padronização, ou seja, manter as boas práticas de trabalho na área. Sem isto, a situação cairá em um processo de abandono e os velhos hábitos retornarão. É importante um processo simples de padronização para desenvolver a estrutura e dar suporte a ela. É importante permitir que os funcionários juntem-se ao desenvolvimento dos processos de padronização. É comum e providencial adotar neste momento atividades que aprimorem aspectos de saúde e qualidade de vida para o corpo de funcionários. Os três primeiros S são executados em ordem. O período de duração de cada um pode ser definido pela Equipe de coordenação do 5S. O Seiketsu ajuda a transformar o procedimento padrão em uma coisa natural.
Shitsuke (Senso de Auto-disciplina) - Pratique os "S" anteriores, sem descuidar do constante aperfeiçoamento. É a busca do auto-desenvolvimento. Mostrar a melhora dos resultados a través de gráficos, promover e agregar novas idéias assegurará que o processo mantenha-se vivo, expandindo-se para outros pontos da empresa. O efeito da melhora contínua proporcionará menor desperdício, melhor qualidade e ganhos expressivos na administração do tempo.
Essas cinco palavras em japonês são sinônimo de melhoria no trabalho. Elas vêm sendo aplicadas em um processo de educação e treinamento, atingindo todos os níveis do órgão ou empresa. Os 5S são conceitos a serem entendidos, incorporados e praticados diariamente.
Conceitos Gerais
O termo e conceito de 5S teve origem no Japão e tem como objetivo o aprimoramento no trabalho. Separar o necessário do desnecessário, organizar o que sobrou, limpeza, respeito e auto-estima são os alicerces deste termo.
Este processo leva em torno de 3 a 7 anos para ser implementado, não sendo tão simples quanto parece.
O SEIRI e o SEITON compõem a parte física do processo. A partir do SEISOU, começa a ocorrer a mudança mais difícil para a organização, que é a mudança comportamental.
Quando se consegue obter um ambiente limpo e com respeito, é gerado o que chamamos de KAIZEN (melhoria contínua). Quando se alcança o auto-estima, as pessoas passam a gostar daquilo que fazem e o dinheiro torna-se conseqüência. A própria pessoa passa a se auto-motivar e lutar em torno de novos desafios, buscando alcançar os objetivos globais da empresa.
(Fonte: Resumo de Bruno Pacheco Lala silva - Conceitos ministrados nas aulas do professor Luís, Gestão de Qualidade, FATEC-BS)
Origens e Definições
O "Programa 5S" foi concebido por Kaoru Ishikawa em 1950, no Japão do pós-guerra, provavelmente inspirado na necessidade, que havia então, de colocar ordem na grande confusão a que ficou reduzido o país após sua derrota para as forças aliadas. O Programa demonstrou ser tão eficaz enquanto reorganizador das empresas e da própria economia japonesa que, até hoje, é considerado o principal instrumento de gestão da qualidade e produtividade utilizado naquele país.
O Programa 5S e um pré-requisito para qualquer programa de Gestão da Qualidade Total. O 5S foca o ambiente de trabalho da organização, simplificando-o e reduzindo o desperdício, melhorando os aspectos de qualidade e segurança. Não há esperança de eficiência ou melhora de qualidade em um ambiente sujo e desorganizado onde impera a má administração do tempo e o desperdício. O Programa 5S é originário do Japão e refere-se na realidade a cinco letras iniciais de palavras Japonesas:
Seiri- DESCARTE: Separar o necessário do desnecessário.
Seiton- ARRUMAÇÃO: Colocar cada coisa em seu devido lugar.
Seisso- LIMPEZA: Limpar e cuidar do ambiente de trabalho.
Seiketsu- SAÚDE: Tornar saudável o ambiente de trabalho.
Shitsuke- DISCIPLINA: Rotinizar e padronizar a aplicação dos "S" anteriores.
Objetivos
Para aplicar o 5S temos que fazer o que não queremos para chegar onde queremos, pois se fizermos apenas o que queremos nunca chegaremos onde queríamos. Os objetivos principais do 5S são:
- Bem Estar dos funcionários;
- Melhorias no ambiente de trabalho;
- Lugar agradável para trabalhar;
- Muito pouco acidente;
- Busca do zero acidente;
- Facilidade de encontrar tudo;
- Aumento de espaço;
- Melhorias na qualidade dos processos;
- Redução de custo: Relação produtividade/perda;
- Redução de quebras;
- Busca do zero defeito;
- Aumento de ganhos com aumento de produtividade e redução de desperdícios;
- Qualidade do bem produzido;
- Espaço para ser ocupado com outras coisas;
- Informação facilitada;
- Eliminação do excesso de objetos: formulários.
Sugestões, Dificuldades e Importância
O princípio do 5S e gradual e necessariamente nesta ordem: 5S é para todos, ou seja, é impossível pensar no Programa 5S sendo aplicado pela equipe operacional sem que a equipe gerencial participe ou apóie. O 5S mostra a eficiência na condução do tempo, transformando a área física de trabalho e o comportamento de todos os níveis hierárquicos da empresa. Realmente nada disto parece novidade ou tão complicado, no entanto, tente aplicar os conceitos do 5S em sua vida pessoal (em sua casa). Serão encontradas dificuldades e principalmente relutância em mudar. Neste caso, chame a resistência para participar e opinar. Depois do sucesso, nunca deixe de manter o processo vivo.
A condição essencial para o sucesso do programa é o comprometimento da Gerência e não só dos funcionários. É importante pressionar para que comportamentos ruins, embora naturais, não arruínem as primeiras conquistas do Programa. Faça com que os críticos e menos interessados participem do programa.
Se o 5S é uma coisa natural, por que devemos insistir em aprender a praticá-lo? Devemos ensinar o tão natural Programa 5S exatamente porque a vida do ser humano não é assim tão natural. Temos tanta tecnologia, conhecimentos, cultura, valores, tantos recursos artificiais descobertos, aperfeiçoados ou inventados pela humanidade, que não é mais possível utilizá-los sem aprendizado e treinamento. Ora, muitos recursos não adiantam nada se não soubermos utilizá-los, ordená-los, limpá-los, conservá-los e, finalmente, descartá-los ou reciclá-los quando chegar à hora. Nesta nossa vida tão cheia de novidades e oportunidades, é o Programa 5S que vai nos mostrar como melhor aproveitá-las para a Qualidade de Vida. Qualidade de Vida para a humanidade e, sobretudo, para o sistema biológico, do qual fazemos parte e sem o qual não podemos viver.
