Gerenciar equipes em diferentes fusos pode ser um desafio para muitas organizações, mas graças ao avanço da tecnologia digital, soluções eficazes estão à mão.

O Google Workspace emerge como uma plataforma líder que facilita a colaboração e a coordenação entre equipes, independentemente da sua localização geográfica ou fuso horário.

Composta por uma série de ferramentas e aplicativos interconectados, essa ferramenta oferece uma solução completa para as necessidades de trabalho remoto.

Desde a programação de reuniões até a colaboração em tempo real em documentos, o Google Workspace permite que as empresas operem sem problemas, mesmo quando seus funcionários estão espalhados pelo mundo.

Neste artigo, vamos explorar como o Google Workspace pode ser utilizado para maximizar a eficiência e produtividade de equipes localizadas em diferentes fusos horários. Boa leitura!

O que é o Google Workspace?

O Google Workspace é uma coleção de ferramentas e aplicativos de produtividade baseados na nuvem, desenvolvidos pelo Google. Ele foi projetado para ajudar as empresas a colaborar de maneira mais eficaz, permitindo que os funcionários trabalhem juntos, independentemente de onde estejam localizados.

As principais ferramentas incluídas são Gmail, Google Drive, Google Docs, Sheets, Slides, Google Calendar, Google Meet, Google Tasks e Google Keep.

Cada uma delas é integrada à plataforma, permitindo uma transição suave entre diferentes tarefas e facilitando a colaboração entre os membros da equipe.

Com recursos adicionais como controle administrativo avançado, segurança aprimorada e opções de personalização, o Google Workspace é uma solução poderosa para empresas de todos os tamanhos.

Inclusive, é particularmente útil para gerenciar equipes em diferentes fuso horários, já que todas as ferramentas são acessíveis a partir de qualquer lugar e a qualquer momento.

Como usar o Google Workspace para gerenciar equipes em diferentes fusos?

Agora que você já sabe o que é o Google Workspace, vamos mostrar como você pode usar essa ferramenta para gerenciar suas equipes mesmo em fuso horários diferentes.

Aproveitando o Google Calendar

O Google Calendar é uma ferramenta poderosa para organizar horários e coordenar reuniões. Você pode definir seu próprio fuso e visualizar a disponibilidade dos membros da equipe em seus respectivos fuso horários.

Isso facilita a programação de reuniões que funcionam para todos, evitando conflitos de horários. Além disso, esse recurso permite a configuração de lembretes automáticos para garantir que ninguém esqueça de uma reunião importante.

Colaboração em tempo real com o Google Docs, Sheets e Slides

Os aplicativos de edição de documentos permitem a colaboração em tempo real, independentemente da onde os funcionários estejam. Isso facilita bastante a vida de empresas que adotam o regime remoto.

Dessa forma, os colaboradores podem trabalhar juntos em documentos, planilhas ou apresentações, ver as alterações feitas pelos outros em tempo real e até mesmo discutir ideias e dar feedback diretamente nos documentos através de comentários e sugestões.

Facilidade na comunicação com o Google Meet

Com o Google Meet fica mais fácil e prático realizar videoconferências, independentemente de onde os membros da equipe estão localizados.

Ele é integrado ao Google Calendar, facilitando a programação de reuniões e possibilitando que você convide participantes diretamente do seu calendário.

O Meet também suporta legendas ao vivo e gravação de reuniões, tornando a comunicação mais acessível e fazendo com que todo o seu time revise as discussões da reunião posteriormente, se necessário.

Gerenciamento de tarefas com o Google Tasks e Google Keep

Essas duas ferramentas ajudam na organização do trabalho e na colaboração. O Google Tasks facilita a criação e atribuição de tarefas, e você ainda pode adicionar detalhes e prazos, e acompanhar o progresso.

Já o Google Keep é ótimo para fazer anotações rápidas, criar listas e compartilhar ideias com a equipe. Ambos são sincronizados em todos os seus dispositivos, facilitando a atualização e o acompanhamento das tarefas em movimento.

Compartilhamento de arquivos com o Google Drive

O Google Drive, por sua vez, é uma plataforma de armazenamento em nuvem que facilita o compartilhamento de arquivos com a equipe. Os arquivos que ficam nele podem ser acessados por pessoas de qualquer lugar.

Ele permite que você armazene, compartilhe e acesse arquivos facilitando a colaboração em documentos, planilhas, apresentações etc.

Além disso, a ferramenta facilita a edição colaborativa de documentos em tempo real, tornando mais fácil para as equipes trabalharem juntas, mesmo estando distantes.

3 dicas para gerenciar equipes com o Google Workspace

Agora que você já sabe quais são os recursos disponíveis no Google Workspace que podem ser usados para gerenciar uma equipe remota, vamos dar 3 dicas para você começar a aplicar.

1. Crie "janelas de tempo compartilhado"

Dada a natureza desafiadora de trabalhar em diferentes fusos, pode ser útil identificar "janelas de tempo compartilhado" onde todos ou a maioria dos membros da equipe estão disponíveis.

Use o Google Calendar para identificar essas janelas de tempo, onde reuniões, sessões de brainstorming ou discussões importantes podem ser agendadas. Essa estratégia cria um tempo sincronizado para colaboração e comunicação ao vivo.

2. Estabeleça uma cultura de colaboração

Encoraje a colaboração em tempo real usando Google Docs, Sheets e Slides. Isso permite que todos trabalhem juntos, independentemente de onde estão localizados.

Há muitos funcionários que ainda possuem uma certa resistência no uso dessas ferramentas, por isso a criação de uma cultura de colaboração é tão importante. Portanto, promova o uso de comentários e sugestões nos documentos para facilitar a discussão.

3. Facilite a comunicação e a organização

Use o Google Meet para comunicação em tempo real e o Google Tasks e Google Keep para gerenciamento de tarefas e organização. A união dessas três ferramentas é crucial para gerar uma comunicação mais efetiva.

Afinal, o Google Meet facilita a realização de videoconferências, enquanto o Google Tasks e o Google Keep ajudam a acompanhar tarefas e compartilhar ideias. Use também o Google Drive para compartilhar arquivos e colaborar em documentos durante as reuniões.

Como você pode ver, a distância geográfica não é mais uma barreira em vista das inovações tecnológicas que chegaram ao mercado. E com o Google Workspace você pode gerenciar equipes em diferentes fusos de forma muito mais efetiva.

Este post foi escrito pela equipe da Safetec, que contribui para a inovação na forma de trabalhar das organizações, por meio de soluções de computação em nuvem focadas em comunicação, colaboração e produtividade.