Brainstorming é uma ferramenta utilizada na gestão da qualidade empresarial que significa "Tempestade de idéias".Consiste em um processo de grupo no qual os indivíduos emitem idéias de forma livre, sem críticas, no menor espaço de tempo possível. Busca-se diversidade de opiniões através de um processo de criatividade grupal, com o intuito de coletar informações e sugestões que auxiliem no processo de melhoria contínua da organização.
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Etapas
O Brainstorming possui duas etapas - a Divergente, na qual a proposta é produzir muitas idéias e a Convergente, na qual as sugestões são selecionadas, agrupadas e avaliadas.
A etapa convergente não é muito diferente do que fazemos no nosso cotidiano: somos todos "experts" em fazer julgamentos, aprovar, vetar... Já a etapa divergente pode parecer mais difícil: ela exige ousadia, capacidade de combinar soluções e até um certo esforço mental para direcionar o pensamento para além do trivial.
Funcionamento e Participantes
Os participantes do processo de Brainstorming são aqueles que conhecem a atividade em questão, especialistas, gerentes e pessoas de apoio. A quantidade ideal de participantes está entre 6 a 12 pessoas. Uma quantidade menor do que este número pode proporcionar escassez de idéias enquanto uma quantidade superior pode acarretar demora no processo.
O funcionamento do Brainstorming tem a base no conceito de que é proibido proibir. Existe o mediador, ou seja, aquele que mantém o Brainstorming, e os outros participantes, que lançam idéias. A criatividade e iniciativa são altamente destacados e possuem grande valor, havendo também priorização das causas. São propostas ações de melhorias para a Organização.
Aplicações
Dentre as diversas aplicações do Brainstorming, pode-se destacar:
- Desenvolvimento de novos produtos - obter idéias para novos produtos e efetuar melhoramentos ao produtos existentes.
- Publicidade - desenvolver idéias para campanhas de publicidade.
- Resolução de problemas - conseqüências, soluções alternativas, análise de impacto, avaliação.
- Gestão de processos - encontrar formas de melhorar os processos comerciais e de produção.
- Gestão de projetos - identificar objetivos dos clientes, riscos, entregas, pacotes de trabalho, recursos, tarefas e responsabilidades.
- Formação de equipas - geração de partilha e discussão de idéias enquanto se estimulam os participantes a raciocinar.
Princípios
Os dois princípios são:
- Atraso do julgamento;
- Criatividade em quantidade e qualidade.
A maioria das más idéias são inicialmente boas idéias. Atrasando ou adiando o julgamento, é dada a hipótese de se gerarem muitas idéias antes de se decidir por uma.
De acordo com Osborn, o humano é capaz tanto do julgamento como da criatividade. Embora, a maioria da educação nos ensine apenas a usar o julgamento. Nós apressamos o julgamento. Quando praticamos o atraso do julgamento, permitimo-nos a nós próprios usar a nossa mente criativa para gerar idéias sem as julgar. Não é fácil. Primeiro, não parece natural, mas depois tem as suas recompensas.
Quando geramos idéias, é necessário ignorar as considerações à importância da idéia, à sua usabilidade, à sua possibilidade de ser praticada. Neste patamar, todas as idéias são iguais. É necessário atrasar o julgamento enquanto ainda não se terminou a geração das idéias.
O segundo princípio é relativo à quantidade e qualidade da criatividade. Quantas mais idéias forem geradas, será mais provável encontrar uma boa idéia. A técnica de brainstorming tira vantagem de associações que se desenvolvem quando se consideram muitas idéias. Uma idéia pode levar a uma outra. Idéias más podem levar a boas idéias. Por vezes, não conseguimos pensar num problema enquanto não houver algumas respostas. Brainstorming dá-nos a hipótese de pôr as idéias que passam pela cabeça no papel, de maneira a conseguir obter as melhores delas.
Usualmente, as linhas de guia que se seguem são chamadas de "regras". Devem ser seguidas como regras, embora sejam apenas linhas de guia ou de direção.
Regras
As quatro principais regras do brainstorming são:
- Críticas são rejeitadas: Esta é provavelmente a regra mais importante. A não ser que a avaliação seja evitada, o princípio do julgamento não pode operar. A falha do grupo ao cumprir esta regra é a razão mais crítica para que o sessão de brainstorming não resulte. Esta regra é aquela que primariamente diferencia um brainstorming clássico dos métodos de conferência tradicionais.
- Criatividade é bem-vinda: Esta regra é utilizada para encorajar os participantes a sugerir qualquer idéia que lhe venha à mente, sem preconceitos e sem medo que isso o vá avaliar imediatamente. As idéias mais desejáveis são aquelas que inicialmente parecem ser sem domínio e muito longe do poderá ser uma solução. É necessário deixar as inibições para trás enquanto se geram idéias. Quando se segue esta regra, cria-se automaticamente um clima de brainstorming apropriado. Isso aumenta também o número de idéias geradas.
- Quantidade é necessária: Quantas mais idéias forem geradas, mais hipóteses há de encontrar uma boa idéia. Quantidade gera qualidade.
- Combinação e aperfeiçoamento são necessários : O objetivo desta regra é encorajar a geração de idéias adicionais para a construção e reconstrução sobre as idéias dos outros.
Composição e Avaliação do Grupo
A maioria dos grupos de brainstorming são constituídos por três elementos:
- O líder;
- Os membros;
- Um(a) secretária.
Devem ser escolhidas pessoas que tenham alguma experiência com o problema em causa. É necessário não baralhar os chefes com os trabalhadores. Devem escolher-se pessoas que estejam no mesmo patamar da hierarquia na organização. A maioria das pessoas não se consegue libertar nem ser suficientemente criativo diante do seu chefe.
O líder de grupo deve ser familiar com o processo de brainstorming e ter facilidade em manter-se relaxado, e numa atmosfera descontraída.
A(O) secretária deve ter facilidade na escrita rápida. Esta(e), vai ter que tomar nota de uma numerosa lista de idéias que vão ser geradas. As idéias não têm, necessariamente, de ser escritas exatamente da mesma forma que são ditas. O nome da pessoa que sugere as idéias não deve ser anotado, já que o anonimato encoraja a liberdade de expressão.
Brainstorming é uma boa forma de pensar e um bom caminho a seguir para a criação de um novo slogan para um produto, ou para um novo tema para uma campanha.
Esta é uma boa forma de pensar e de encontrar idéias para uma história de um jornal ou para uma coluna de uma revista.
Deve utilizar-se esta técnica para problemas que tenham um final em aberto.
Como em todas as técnicas criativas, o problema deve ser descrito em termos específicos para que idéias específicas possam ser geradas. Generalidades, mesmo as mais brilhantes, são raramente as soluções mais criativas.
Um problema de brainstorming deverá ter um grande número de possíveis soluções. A resposta nunca é demasiado restrita.
Enquanto um grupo típico de brainstorming deverá conter desde seis a doze pessoas, o grupo de avaliação deve conter, exatamente três, cinco ou sete pessoas. Usando um número ímpar eliminam-se as possibilidades de empate quando é efetuada a votação das possíveis soluções.
Esta situação ajuda quando, é procurado um consenso ao invés da votação.
A composição dos membros deste grupo pode variar. Poderá consistir em pessoas que faziam parte do grupo de geração de idéias, ou na combinação de pessoas deste grupo com pessoas externas, ou de um grupo completamente novo de individuais.
Utilizar as mesmas pessoas poderá ter a vantagem de assegurar a familiaridade com o problema, enquanto o uso de um grupo de pessoas externas ao grupo original pode ter o benefício da maior objetividade.
A tarefa do grupo de avaliação é a de avaliar todas as idéias e selecionar as melhores para uma possível implementação ou estudo adicional. Depois do líder do grupo receber a lista de idéias da(o) secretária, as idéias devem ser editadas certificar e verificar que elas estão descritas claramente e estão concisas. As idéias devem ser organizadas segundo categorias lógicas (usualmente, estas categorias vão de cinco a dez) e apresentadas ao grupo de avaliação para revisão. É possível tornar este processo mais fácil e prático utilizando uma checklist organizada segundo determinados critérios como a simplicidade das idéias, menos custosas em termos de tempo e capital, e outros termos similares. O grupo de avaliação deve verificar as melhores idéias de forma a sujeitá-las a testes práticos.
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