A área de suprimentos é concebida para controlar as aquisições, garantindo que os insumos e serviços adquiridos tenham a melhor qualidade, o menor prazo de entrega, o menor custo e sempre estejam ajustados à política da empresa. Ao longo do tempo, fatalmente um erro é cometido: a burocracia toma conta da área e os processos desagregadores aparecem, aumentando o custo de aquisição.

Claro que para controlar é imprescindível haver rotinas de checagem entre “o que”, “quanto” e “como” foi formalizado o pedido, além, é claro, da adequação de “o que” foi recebido. Como garantir a melhor relação custo-benefício? Fazer sempre três cotações para itens que são comprados com fornecedores habituais não é medida suficiente para garantir a melhor compra e pode nos colocar em algumas armadilhas:

1) Aumento no custo total de aquisição;
2) Não criação de parcerias sustentáveis;

A armadilha número 1 é obvia e fácil de entender. Se o processo de busca de cotações atrasar a conclusão da compra ou ainda se o custo com a burocracia for maior do que vale a aquisição, o valor correspondente ao custo total será muito elevado. O processo de compra custará mais caro do que o que foi comprado.
A armadilha número 2 tem relação com a não criação de boas parcerias, sustentáveis e garantidoras de bons resultados. A armadilha 2 atinge as empresas no longo prazo e fatalmente traz consigo a armadilha

Muito melhor do que três cotações, as parcerias sustentáveis garantem um bom atendimento e, melhor, garantem que o serviço ou material comprado seja entregue com prioridade, qualidade e com o custo total de aquisição reduzido. Imagine uma máquina parada, aguardando que três fornecedores enviem o orçamento dos serviços necessários para que ela volte a funcionar.

Não é necessário que a cada necessidade de contratação de novo produto ou serviço sejam geradas novas solicitações, pedidos e cotações. Isso pode ser substituído por valores cotados e negociados unitariamente uma vez ao ano (ou outro período de acordo com demanda). Isso somado a uma equipe técnica competente, que registra as medições dos contratos, parte fundamental da equação, garante o funcionamento desse processo.

Manter o processo de compras enxuto e rápido é fundamental para mantermos um baixo custo de aquisição e atendermos com agilidade os clientes internos.

Fonte:portalsupplychain

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