O que é benchmarking?
Benchmarking é um processo sistemático e contínuo de comparação das práticas, processos e resultados de uma empresa com as mesmas práticas, processos e resultados de seus concorrentes, visando melhorar sua competitividade. Essa comparação pode ser feita também com empresas não concorrentes, consideradas líderes nas práticas ou processos que a empresa quer melhorar. Fazer benchmarking é comparar para crescer.

Por que é um processo sistemático?
O benchmarking é um processo sistemático e contínuo. A empresa pode dizer que está fazendo benchmarking quando eventualmente vai a uma feira e conversa com um concorrente, ou quando visita outra empresa, mas isso é um embrião de benchmarking. O processo de benchmarking consiste, primeiramente, em identificar o que vai ser comparado. É preciso ter um objetivo claro. Sem um objetivo, o empreendedor faz uma visita a uma empresa, volta, e não sabe muito bem o que fazer com as informações que conseguiu. Um processo sistemático significa planejar, fazer visitas às feiras, às empresas, e sair daí com uma informação que realmente vai ajudar a melhorar seus processos.

Mas as empresas estão abertas a visitas de seus concorrentes?
Visitar concorrentes geralmente é uma coisa que não se consegue fazer. Mas não é a única opção. Se não pensarmos num setor ou ramo de atividade específico, se abstrairmos dessa idéia, veremos que numa indústria existem processos que se assemelham a outros, de outras empresas, que a princípio não são concorrentes. Por exemplo, o processo de atendimento ao cliente, a assistência técnica. Eles existem em várias empresas, independente do setor onde atuam. Se quero melhorar o atendimento ao cliente, preciso identificar qual é a empresa que está colocada numa posição de excelência nessa questão. O ideal é não focar numa só, mas ter várias referências.

Qual o primeiro passo para iniciar um processo de benchmarking?
Identificar um objetivo. Qual é a área ou função que é necessário melhorar? A área administrativa, produtiva, comercial? A partir da definição do que vai ser comparado, o próximo passo é identificar com quem comparar - o ideal é localizar uma empresa excelente para aquele processo em foco.

Como é possível localizar essa "empresa excelente"?
Por exemplo, entrar em contato com associações comerciais e industriais, pesquisar na Internet ou em publicações. A própria rede de contatos do empreendedor pode trazer essas informações. Ele pode pedir ajuda a consultorias, mas pode fazer por conta própria. É preciso sistematizar o processo, fazer um planejamento de visitas, depois estudar e consolidar as informações que conseguiu, analisar e transformar o resultado dessa pesquisa num plano de ação. Os dados devem ajudá-lo a tomar decisões sobre o que deve ser melhorado.

Quais dados o empreendedor deve colher?
Na área de logística, por exemplo, um indicador muito utilizado é o de entregas dentro do prazo. Para o setor jornalístico a entrega no prazo é crucial. Esse setor é um grande candidato a ser uma referência na questão da logística, porque nele a entrega é função crítica. Vamos dizer que 98% das entregas de uma determinada empresa são feitas no prazo. Não basta saber que essa empresa tem um percentual alto. É preciso saber o que ela faz para conseguir esse resultado. Esse deve ser o foco do benchmarking. É isso que tem que ser explorado durante a visita. Que tecnologia ela utiliza? Que capacitação deu a seus funcionários? Ah! A empresa tem um sistema de informação muito eficiente, lá na ponta tem vendedores com palmtops, usa Internet... Vai-se coletando as informações que expliquem como a empresa conseguiu melhorar esse processo, para, a partir daí, voltar e tomar decisões.

Geralmente as empresas não concorrentes estão abertas a essas visitas?
É bem mais fácil. Empresas que são referência, geralmente, têm orgulho disso e gostam de falar e mostrar suas práticas. Então, se não for um concorrente, não há problema.

Depois que o empreendedor colheu os dados e os levou para a empresa, o que ele deve fazer?
Analisar os dados. É necessário verificar como aplicar essas boas práticas, se estão de acordo com as estratégias da empresa, se há recursos, se vale para o setor, se aquilo tudo faz sentido. E não adianta fazer uma vez só. É preciso avaliar o posicionamento da empresa, tentar melhorar e depois verificar se melhorou mesmo ou não. Os concorrentes não ficam parados. Esse trabalho tem que ser refeito continuamente e verificar para onde foram as referências. Se elas foram mais além, podemos ir também.

Como pode ser feito um benchmarking junto à concorrência?
Isso só é possível se existir um mediador. É o caso do IEL. Fazemos benchmarking entre concorrentes, chamado benchmarking competitivo. Somos a instituição mediadora que garante o sigilo das informações. Não se vêem os dados das empresas em particular.

Como funciona essa metodologia?
Funciona a partir da comparação dos dados da empresa a um banco de dados com informações de um grupo de empresas de um mesmo setor. Somos a única instituição credenciada pela gestora do banco de dados internacional, a Comparison International, a aplicar a metodologia benchmarking industrial a partir desses dados, no Brasil. Essa metodologia está voltada para grandes empresas. Estamos constituindo também um banco de dados para a pequena empresa. Atualmente avaliamos grupos organizados em Arranjos Produtivos Locais (APLs). Um banco de dados específico para aplicar o benchmarking competitivo entre pequenas empresas de base tecnológica está em processo de desenvolvimento no IEL. Estamos fazendo algumas adaptações, mas o sistema ainda não está disponível.

O benchmarking é mais eficiente do que, por exemplo, participar de workshops ou palestras sobre um determinado assunto de interesse da empresa?
A vantagem é ver a prática. Não é ruim assistir uma palestra de um consultor, mas ver o processo é algo totalmente diferente.