Documentos de Exportação são os documentos que devem ser emitidos pelo exportador e/ou obtidos de órgãos e entidades que participam do processo de exportação.
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Tipos de Documentos
Documentos de Pré Embarque - Nesta categoria, se enquadram os documentos necessários para circulação da mercadoria no país de origem e os documentos necessários para o embarque ao exterior.
Os documentos necessários para circulação da mercadoria no país de origem são:
- Romaneio de embarque
- Nota fiscal
- Certificados adicionais, quando necessários
Os documentos necessários para o embarque ao exterior:
- Romaneio de embarque
- Nota fiscal
- Registro de exportação
- Certificados
- Conhecimento de embarque (emitido após o embarque)
Documentos de Pós Embarque - Nesta categoria, se enquadram os documentos para negociação junto ao banco e os documentos contábeis.
Os documentos para negociação junto ao Banco (pagamento) são:
- Fatura comercial
- Conhecimento de embarque
- Letra cambial ou saque
- Carta de crédito (original)
- Fatura e/ou visto consular
- Certificados adicionais (quando necessário)
- Apólice ou certificado de seguro (caso a condição seja CIF)
- Borderô ou carta de entrega
Os documentos contábeis (arquivamento) são:
- Fatura comercial
- Conhecimento de embarque
- Nota fiscal
- Apólice ou certificado de seguro
- Contrato de câmbio
Formalidades dos Documentos de Exportação
A realização de um negócio de exportação poderá ocorrer de várias formas, e sua formalização não precisa ser preestabelecida. Por exemplo, uma carta, em que sejam definidas as condições da operação, pode ser considerada um contrato em si. Entretanto, as condições no geral estão prescritas nas convenções internacionais, que tratam da utilização de termos de uso comercial e de documentos padronizados.
A documentação de exportação requer cuidados. Não basta cumprir as exigências do país exportador. É necessária a preparação dos documentos em face das exigências do país importador, a fim de não causar atropelos no desembaraço aduaneiro e na tramitação cambial de exportação. A falta de um documento aparentemente sem importância ou com algum erro no preenchimento poderá causar prejuízos consideráveis.
A maioria dos documentos de exportação é padronizada, com vistas a facilitar o intercâmbio comercial. No entanto, alguns países exigem documentação mais específica em razão das particularidades de determinados produtos e da legislação local. Em linhas gerais, os documentos são de natureza administrativa, comercial e financeira e são emitidos para fins de desembaraço aduaneiro, embarque da mercadoria e operações cambiais.
Para concretizar a exportação, é indispensável estabelecer as condições de venda, a fim de que a formalização, mediante a emissão de documentos, seja efetuada adequadamente.
Aspectos a Definir nos Documentos de Exportação
Os principais aspectos a se definir em relação aos documentos de exportação são:
Características do produto (especificações, aplicações, dentre outras);
Embalagem para o transporte (tipo, material, peso, dimensões);
Volume disponível para a exportação (para entrega única e programada);
Preço (por unidade e total, na moeda da negociação)
Prazo de entrega (em função da confirmação do pedido ou do recebimento da carta de crédito);
Modalidade de venda (enquadramento nos Incoterms);
Condições de pagamento (cobrança ou carta de crédito);
Documentos a serem preparados (características e número de vias);
Condições de cobertura de seguro (responsabilidade pela contratação, riscos a serem cobertos, dentre outras);
Transporte (via utilizada, previsão da época de viagem, dentre outros aspectos).
