Mariza Cardoso é fundadora da Redata Organização da Informação, empresa especializada em gestão documental, com 30 anos de mercado
Digitalizar documentos e guardá-los virtualmente, inclusive em diretórios de redes corporativas e on-line - ou simplesmente na nuvem, foi um dos principais avanços para atividades de gestão de arquivos. Permite que papéis sejam descartados, sem continuar ocupando espaços físicos, e até mesmo manter informações mais seguras, sem que estejam armazenadas de qualquer maneira e vulneráveis a situações como mofo, umidade, incêndios e enchentes. Seria isso mesmo?
Muita gente me pergunta quais arquivos podem ser guardados virtualmente e para quais a guarda do documento físico é obrigatória. Nem todos os arquivos físicos podem ser destruídos e substituídos pelos digitais. Também são necessários cuidados na criação e manutenção de arquivos digitais para que não se tornem um problema, por falta de controle de versões e classificação (taxonomia) corretas, salvos e duplicados em inúmeras pastas, o que dificulta a localização da versão atual.
Listo a seguir as cinco perguntas mais recorrentes sobre esse assunto e as respostas para cada uma delas:
1. Posso acabar com todo meu arquivo físico e torná-lo digital?
Não. Documentos como contratos de prestação de serviços, por exemplo, quando não assinados eletronicamente com certificação digital reconhecida por entidades certificadoras, precisam ser mantidos em meio físico até que se cumpra a sua prescrição legal. Neste caso, o prazo de guarda é de cinco anos após o término de sua vigência. O documento digital será válido para preservação do original, para compartilhamento da informação, bem como para facilitar a consulta recorrente por áreas distintas.
2. Quero começar a guardar alguns documentos só na forma digital. Por quais posso começar?
Dê os primeiros passos para montar seu arquivo digital pelos documentos emitidos por órgãos públicos, tais como Receita Federal, prefeituras, estados. Esses documentos já são gerados digitalmente e não precisam ser guardados na forma impressa. Se precisarem ser usados como prova em algum momento, poderão ser apresentados em formato digital. Embora, armazenados em sistemas dessas entidades, a responsabilidade pela guarda e preservação dessas informações é de cada empresa.
3. Para criar o arquivo digital, basta escanear o que era físico, além de guardar em pastas, no computador, tudo o que já é gerado on-line?
Não basta. Você precisa ter certeza de que o arquivo tem validade e aceitação legal, caso contrário o físico não pode ser descartado. Você pode guardar em pastas na rede ou na nuvem documentos escaneados e os já gerados eletronicamente. Mas essa organização de pastas precisa fazer sentido dentro do que é importante para a empresa e para que seja sempre fácil recuperar a informação. Alguns cuidados devem ser tomados: saber quais dados estão armazenados, quem poderá ter acesso a eles e como nomear a pasta corretamente, entre outros detalhes. O ideal é que a empresa tenha um sistema especialista, pois a governança da rede é menos restritiva quanto à segurança da informação.
4. A nuvem é mais segura do que servidores e HDs externos?
A nuvem é um servidor onde seus arquivos são guardados e, normalmente, esses servidores têm redundância, ou seja, seus arquivos estão em mais de um local físico (e muitas vezes em vários países). Isso torna o armazenamento mais seguro do que em HD externo, sujeito a quedas e outros problemas físicos, como superaquecimento e queima de componentes. Já os servidores locais têm custo de manutenção alto e também estão sujeitos a problemas semelhantes aos dos HDs externos.
5. Mesmo na nuvem é importante manter um backup à parte?
Sim. Embora a nuvem seja muito segura, recomenda-se manter uma cópia local para aumentar a redundância do armazenamento. Isso evita problemas especialmente em momentos de troca de prestador de serviço, por exemplo, quando será necessário fazer uma migração dos arquivos.
