Uma boa organização é essencial para qualquer negócio. Até mesmo pequenos negócios devem ter uma gestão eficaz, o que pode evitar diversas consequências negativas, como perda de prazos e prejuízos financeiros.

No entanto, nem sempre é fácil ter organização dentro da rotina de uma empresa, especialmente em pequenos negócios que possuem uma estrutura limitada.

Sabendo desta importância, preparamos um texto recheado de dicas sobre como otimizar a gestão da sua empresa de pequeno porte através de 4 ferramentas. Confira!

1. Planejamento Estratégico

Planejamento estratégico é o primeiro passo para a otimização da sua gestão em qualquer empresa, independente da área de atuação ou porte financeiro.

É importante traçar metas, de curto a longo prazo, claras, identificar oportunidades, desafios e dificuldades, assim, elaborando uma trajetória bem definida para cada etapa do seu negócio.

Outro ponto importante é estabelecer visão, princípio e missão bem definidos, estabelecendo a função social da empresa e como esta se relaciona com a comunidade a qual está inserida.

Desta forma, o planejamento ajuda a aumentar lucros ao mesmo tempo em que reduz despesas, pois, otimiza a utilização de recursos financeiros da empresa.

2. SWOT

Sigla em inglês para Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças, FOFA em português, colabora para entender o atual estado da sua empresa, como os recursos materiais e imateriais disponíveis, as dificuldades a serem enfrentadas, bem como fatores externos que possam impedir a missão do seu negócio, como tendência de mercado e concorrência.

Tendo uma maior noção sobre o seu negócio, é mais fácil se preparar para enfrentar dificuldades e, assim, ter maior controle da sua empresa, aprimorando o seu planejamento e melhor se preparando para aproveitar oportunidades.

Apesar de parecer difícil, é, na verdade, uma ferramenta muito simples e fácil para botar em prática, desde pequenas empresas a grandes multinacionais.

A análise SWOT deve ser adaptada conforme o seu modelo de negócio, atendendo, assim, as necessidades e dificuldades da sua empresa, alcançando o seu objetivo final.

O primeiro passo consiste em encontrar o seu objeto de estudo, que pode ser uma ideia, uma iniciativa ou uma solução de um problema, por exemplo.

A partir da definição do objeto de estudo é necessário pesquisar sobre o assunto, assim, trazendo informação de qualidade para os processos internos da empresa. Vale, neste momento, contratar consultorias externas que possuem o know-how necessário para responder aos questionamentos que podem surgir nesta fase.

Com a sua equipe bem informada é possível realizar sessões de brainstorming, onde todos os colaboradores devem ser livres para sugerir ideias e colaborar para a solução do problema. Após refinar os resultados do brainstorming é necessário botar as melhores ideias em práticas e definir os próximos passos, que podem ser, por exemplo, novos desafios para a empresa.

3. Sistema de planilhas financeiras

Em geral, o controle financeiro pode ser um grande desafio para pequenas empresas, visto que estas não possuem investimento ou estrutura para contratar softwares de gestão, visto que estes, normalmente, cobram altas mensalidades ou grandes aportes iniciais.

No entanto, as contas financeiras de uma pequena empresa costumam ser mais simples, de modo que não é tanto necessário contratar um programa especializado. Em geral, planilhas financeiras são mais do que suficientes para manter a saúde financeira do seu negócio em dia.

A maioria dos programas de planilhas, como o Excel da Microsoft, é relativamente simples de serem utilizados, permitindo que as movimentações financeiras sejam registradas sem maiores preocupações. O que não pode haver é deixar de registrar as operações de finanças do seu negócio.

Planilhas financeiras permitem controlar:

Fluxo de caixa;

Entrada e saída de materiais, bem como de equipamentos;

Projeção de resultados;

Orçamento;

Lançamentos de notas fiscais;

Recebimento e envio de produtos.

Portanto, não deixe de controlar suas finanças por não pode contratar um software especializado.

4. ERP

O ERP é uma ferramenta essencial para qualquer área, independente do porte empresarial. Isso ocorre porque permite um melhor planejamento sobre os recursos à disposição da empresa.

Em geral, uma empresa costuma ter diferentes sistemas para os seus diversos setores, como serviços, cadeia de suprimentos, RH, produção, jurídico, entre outros. De modo que a gestão empresarial envolve lidar com um grande número de dados e informações, o que aumenta a complexidade deste serviço.

A missão do ERP é reunir toda a informação dos mais diferentes setores em um único sistema integrado, geralmente denominado como sistema de registro da organização.

Utilizando módulos para as áreas mais importantes de uma empresa, o ERP garante uma coleta e administração de dados mais moderna e eficaz, trazendo uma automação de dados inteligente.

Uma vez que os dados são compartilhados entre os setores em tempo real e de maneira simultânea, é possível otimizar a interação entre estes, bem como trazer mais eficiência na tomada de decisões.

Na gestão financeira é necessária uma utilização de dados de forma inteligente e ágil, sendo que o ERP traz uma otimização de tempo não só para o setor financeiro, mas para diversos outros, como o de vendas, que melhora o cumprimento de ordens de clientes e a logística que entrega serviços dentro do prazo e meta estipulados.

Como se vê, o ERP otimiza resultados, evita erros e falhas, diminui desperdícios de recursos, traz um melhor aproveitamento dos recursos humanos, além de trazer um maior conhecimento sobre os dados financeiros da empresa, o que pode garantir uma menor carga tributária, pois é mais fácil saber a incidência, ou não, de tributos para as atividades da empresa, ou, então, a aplicabilidade de teses tributárias.

A falta de acesso imediato e em tempo real pode causar uma má gestão financeira, podendo chegar ao pagamento indevido de contas, ou em atraso, o que em ambos os casos é prejudicial à empresa, de modo que é preferível ser evitado.

Curta, comente e compartilhe!

Tweet

Whatsapp