A realização de um negócio deexportação poderá ocorrer de várias formas, e sua formalização não precisa serpreestabelecida. Por exemplo, uma carta, em que sejam definidas as condições daoperação, pode ser considerada um contrato em si. Entretanto, as condições nogeral estão prescritas nas convenções internacionais, que tratam da utilizaçãode termos de uso comercial e de documentos padronizados.
A documentação de exportaçãorequer cuidados. Não basta cumprir as exigências do país exportador. Énecessária a preparação dos documentos em face das exigências do paísimportador, a fim de não causar atropelos no desembaraço aduaneiro e natramitação cambial de exportação. A falta de um documento aparentemente semimportância ou com algum erro no preenchimento poderá causar prejuízosconsideráveis.
A maioria dos documentos deexportação é padronizada, com vistas a facilitar o intercâmbio comercial. Noentanto, alguns países exigem documentação mais específica em razão dasparticularidades de determinados produtos e da legislação local. Em linhasgerais, os documentos são de natureza administrativa, comercial e financeira esão emitidos para fins de desembaraço aduaneiro, embarque da mercadoria eoperações cambiais.
Para concretizar a exportação,é indispensável estabelecer as condições de venda, a fim de que a formalização,mediante a emissão de documentos, seja efetuada adequadamente.
