O mandamento número um de uma agência de navegação é ter um departamento comercial atuante e incisivo no mercado. Nos dias atuais, onde os grandes armadores estão abrindo as suas próprias agências de navegação devido à expansão de suas rotas, algumas ainda sobrevivem pela credibilidade, confiança e tradição. De acordo com o Sindicato das Agências Marítimas (Sindamar) existem apenas 53 associadas. Uma delas é a Grieg. Fundada por Alex Stabell Grieg, há 75 anos fornece serviço de qualidade pelas oito filiais do país. A matriz localizada em Santos, que abriga o maior porto da América Latina, conta com 90 funcionários.

 

Basicamente existem dois tipos de agência de navegação: um, já citado, é aquele em que a própria agência é a dona do navio e um outro tipo em que a agência apenas representa os interesses do armador no porto.

 

Como funciona

 

O armador disponibiliza um navio para a agência de navegação trabalhar, ou seja, a agência através do seu departamento comercial deve vender o espaço dos navios ao mercado exportador. O armador determina quanto de espaço vai liberar para cada porto que atracar.

 

Os exportadores interessados na rota daquele navio procuram a agência marítima para fazer a negociação. Aquelas que oferecerem melhores vantagens levam o produto do exportador. Neste particular, o preço do frete é fator determinante para o fechamento de um bom negócio. Claro que a qualidade dos serviços e a tradição da agência também contam bastante.

 

Fechado o negócio pelo departamento comercial, entra em ação o departamento de operações. A responsabilidade desta área é organizar de maneira inteligente a carga a ser embarcada no navio conforme os seus destinos. É um trabalho que exige muita técnica e conhecimento especializado.

 

Mas, para esse processo correr de forma ágil e eficaz, é necessário que um terminal se responsabilize pela operação. Receba a carga dos exportadores e a embarque no navio. O prazo para esta carga estar no terminal e a documentação esteja desembaraçada é de 24 horas de antecedência à atracação do navio no porto. Há apenas uma exceção quanto ao deadline. Os manifestos de carga (BL´s) com destino aos portos americanos devem ser submetidos à análise pelo armador 48 horas antes do navio atracar no cais. Ele é quem vai determinar o que poderá ser embarcado.

 

Navio atracado, carga e documentação desembaraçada, início de embarque da carga... hora de visita dos agentes. É neste momento que entra em ação o departamento de visita. Uma das funções dos visitadores é apresentar toda a documentação de importação às autoridades locais. Os agentes ainda têm de cuidar da tripulação. Verificar as condições de saúde, conferir se não falta algo a bordo, cuidar do abastecimento de água e óleo da embarcação. Qualquer problema dentro do navio deve ser solucionado pela agência de navegação.

 

Depois que o navio zarpa, o terminal emite um documento com a relação de toda a carga que foi embarcada. Este recibo é o comprovante que os agentes terão que apresentar aos seus clientes exportadores. Nele estão contidos o nome do navio, o nome do exportador, nome da empresa destinatária, porto de embarque e desembarque, peso, descrição da mercadoria, preço, etc. É a garantia de que a carga chegará ao porto de destino com segurança.

 

De posse desse documento, o exportador envia para o importador uma via para lhe assegurar que a carga está em ordem. Uma outra cópia é enviada ao agente no porto de destino. O fim do processo não termina aqui. O departamento de câmbio deve trocar todo dinheiro recebido de taxas, converter para dólares e enviar ao armador. O departamento de custeio da agência vai apresentar ao armador todas as despesas geradas pelo navio nos portos em que atracou. Feita a matemática, uma comissão é deixada para a agência.

 

Como chegar lá

 

Treinamento exaustivo e investimento no pessoal. Esta é uma das estratégias para uma agência de navegação alcançar suas metas. O gerente de qualidade da Grieg, Luiz Cláudio dos Santos, explica que a empresa investe maciçamente nos cerca de 300 funcionários. Seja subsidiando cursos universitários, de especialização, de inglês, seja oferecendo oportunidade de carreira dentro da empresa. . 

 

Ele próprio é um belo exemplo. Entrou aos 15 anos como office-boy da agência. Hoje, aos 40, tem um currículo considerável dentro da empresa. Não somente por ter transitado e atuado em diversas áreas, mas por ter participado da transição da empresa. "Eu sou da época em que os BL´s eram copiados no mimeógrafo", lembra. Presenciou a informatização da agência e o investimento em equipamentos.

 

Fiel e extremamente grato aos seus patrões, Luiz Cláudio nunca trabalhou em outro lugar. "Tenho um estreito relacionamento de confiança com a diretoria. Criei laços porque comecei cedo, sempre tive a oportunidade de subir, sou muito grato à empresa". 

 

Há cinco anos no departamento de qualidade da Grieg, sabe o que move uma empresa. "O combustível da empresa são os funcionários. Muitas vezes você vai encontrar situações conflitantes entre o que o patrão acha e o que o funcionário pensa. A minha função é sempre procurar um denominador comum, aparar as arestas e motivar a equipe. Obviamente a estratégia é o patrão que define".