Marco Américo, vice-presidente de Operações para a América Latina da DocYouSign, empresa global líder em assinatura eletrônica de documentos
De acordo com um estudo da PwC sobre digitalização como vantagem competitiva, realizado no início de 2016, somente 9% da indústria de manufatura brasileira é digitalizada, enquanto a média global é de 30%. Para alcançar os benefícios da transformação digital, além de realizar um investimento financeiro, é necessário considerar o desenvolvimento de novas competências e de uma cultura digital nas organizações.
Sabemos que o processo de transformação digital é um caminho sem retorno mas, para ser efetivo, precisa evitar alguns erros comuns como a falta de planejamento, a falta de segurança da informação, o baixo investimento em infraestrutura, ignorar a possibilidade de realizar tarefas à distância e querer economizar em tudo.
Falta de planejamento
Não ter um planejamento significa gastar sem controle e sem estratégia de como será feita a adaptação da empresa para as novas tecnologias. Para evitar gastos desnecessários pesquise, consulte quem trabalha na mesma área de atuação e teste ferramentas antes de comprar e colocar em prática. Também é importante preparar a equipe, o espaço e as finanças para as mudanças que virão.
Falta de segurança da informação
Dados sigilosos precisam ter placas robustas, estar bem armazenados, protegidos por criptografia, com antivírus atualizados e firewalls eficientes, ter seu acesso limitado e senhas individuais complexas. É preciso, ainda, ter uma política clara para uso da internet, fazer back-up dos dados existentes e ter um plano de contingência para não perder informações relevantes do negócio, uma vez que elas compõem a base para a elaboração de estratégias.
Baixo investimento em infraestrutura
Em vez de investir tempo e dinheiro em deslocamentos, para entrar em contato com os parceiros ou ter resultados demorados ao tentar fechar contratos, deve-se considerar a adoção de tecnologias seguras e voltadas para a realização de negócios à distância e online, como assinatura eletrônica, videoconferências, conexões virtuais privadas e hospedagem na nuvem.
Ignorar a possibilidade de realizar tarefas à distância
A assinatura eletrônica pode ser usada para fechar contratos de aluguel, seguros, planos de saúde, formulários de Recursos Humanos, contratos de compra e venda com fornecedores, assinatura de serviços como TV a cabo, operações bancárias, notificações jurídicas, entre outros. De qualquer dispositivo como laptops, tablets e smartphones, a assinatura eletrônica pode agilizar a finalização de contratos, garantindo sua integridade, autenticidade e validade jurídica.
Querer economizar em tudo
Existem serviços bons e que não exigem alto investimento. Porém, a qualidade de grande parte dos serviços com preços abaixo do mercado não é satisfatória. Por isso, é melhor analisar as opções e escolher ferramentas que atendam às necessidades da organização e que gerem retorno em relação ao investimento feito.
Uma empresa que conhece bem seu escopo de atuação, sua missão, visão, valores e ambiente organizacional está dotada, portanto, das informações necessárias para gerir os projetos e fazer a escolha certa entre as melhores ferramentas disponíveis, fazendo uso de um bom planejamento, capacitando seus funcionários e desenvolvendo uma cultura digital efetiva.
