Programas de gestão otimizam processos e alavancam a operacionalidade dos sistemas. Conheça os melhores e suas vantagens.
Sistemas de gestão foram desenvolvidos para otimizar tarefas dentro das dinâmicas de uma empresa. Eles automatizam funções de rotina e centralizam informações, bem como são capazes de cruzar dados e gerar relatórios que poderão ser utilizados para o planejamento de estratégias de expansão e a redução de gastos, entre outras.
Adotados por empresas que oferecem produtos, eles podem ser utilizados por prestadoras de serviços. No caso de firmas contábeis, além do que já exemplificado, eles vão auxiliar o oferecimento de um planejamento tributário efetivo e personalizado ao cliente.
Vale lembrar que as demandas dos clientes que buscam por serviços contábeis são distintas. Entre outras demandas, em geral, a pessoa física procura um escritório de contabilidade para auxiliar na declaração do Imposto de Renda.
Já a pessoa jurídica necessita de um trabalho em cooperação ao longo de todo ano, tendo uma relação mais próxima com os contadores. De todo o modo, um sistema de gestão bem implementado vai ajudar, inclusive, na declaração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ).
ERP
Um Sistema Integrado de Gestão Empresarial, como é conhecido o Enterprise Resource Planning (ERP) no Brasil, é um software de gerenciamento integrado. Ou seja, ele possibilita ao usuário o acompanhamento de processos da empresa em um único lugar.
De maneira geral, é comum que empresas menores adquiram aplicações mais específicas, como programas de controle sensoriais. Por outro lado, o ERP une todas as funções em um só sistema, facilitando a gestão.
Em empresas e escritórios de contabilidade, as vantagens de seu uso são diversas. Entre as principais, pode-se mencionar a redução de erros e potenciais duplicidades, bem como o desencontro de dados cadastrados em programas distintos.
Contudo, essa integração deve ser feita com atenção, e esse é um dos critérios na hora de escolher um sistema efetivo. Os melhores são flexíveis e te permitem contratar serviços específicos para suas necessidades, de acordo com as suas áreas de atuação.
Alguns utilizam técnicas de Business Intelligence, o que permite ao gestor fazer uma análise de sua atuação com resultados em tempo real. Saber utilizar esses resultados vai fazer com a que a empresa contábil se planeje para o crescimento.
CRM
A Gestão de Relacionamento com o Cliente, da expressão, em inglês, Customer Relationship Management (CRM), como o nome já indica, é um software focado na administração da relação entre a empresa e a clientela.
De maneira geral, é ela bastante utilizada por firmas com grande volume de dados, que necessitam digitalizá-los para uma melhor organização. De todo modo, a utilização da CRM pode ser efetiva para empresas de contabilidade de qualquer porte, desde que vista como uma estratégia de negócio.
Uma das principais vantagens da aplicação deste sistema em escritórios de contabilidade é que o negócio passa a ter sua própria Central de Atendimento. Dessa forma, qualquer interação entre o cliente e o estabelecimento está na plataforma.
Ter uma Central de Atendimento própria vai agregar valores como transparência e profissionalismo ao cliente, que vai entender o seu negócio como algo sério e estruturado, por meio desse investimento. Além da imagem positiva, existem diversas outras vantagens.
Vale citar que isso vai possibilitar um atendimento mais personalizado com os clientes, uma vez que a organização proporcionada vai te oferecer dados como preferência de canais, seja e-mail ou telefone, dias, horários e tipo de serviço que ele costuma contratar, tudo em um mesmo sistema.
Em vias práticas, um resultado rápido é que sua reputação melhorará exponencialmente com o seu público-alvo. Isso porque a reputação de qualquer empresa é construída, sumariamente, pelo serviço oferecido.
Além disso, a médio prazo, você perceberá uma economia financeira ao gerenciar os documentos da empresa digitalmente, sem custos com impressão, xerox e serviços relacionados à matéria física dos documentos.
