O Intercâmbio Eletrônico de Dados ou Electronic Data Interchange (EDI) consiste na troca de documentos via sistemas de teleinformática entre duas ou mais organizações de forma padronizada. Tem como um dos principais objetivos, ao substituir o fluxo de papéis entre elas, agilizar e reduzir os custos dos processos mercantis.
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Conceitos Gerais
Tradicionalmente, no âmbito das relações comerciais, muitas das aplicações informatizadas de uma empresa geram documentos em papel que, após o trâmite burocrático interno, são encaminhados a outra empresa. Nesta outra empresa, tais documentos passam inicialmente por uma averiguação e então são digitados e introduzidos nos seus sistemas informatizados.
Existem informações nos dando conta de que 70% das entradas de dados do computador de uma empresa são originados pelas saídas de computadores de outras empresas e de que 25% do custo das transações derivam destas entradas.
O uso do EDI tem como proposta automatizar estas transações comerciais e eliminar este grande número de papéis que são trocados entre empresas. Para que se consiga isto, é necessário conectar diretamente os computadores das empresas que transacionam entre si.
Mas, esta não deve ser a principal motivação que empurra as empresas no sentido de implantar o EDI em seus negócios. A busca da competitividade empresarial deve ser esta referência. A agilidade e a produtividade são os dois pilares para que uma empresa consiga ser competitiva nestes tempo de economia globalizada e recessiva.
O uso de sistemas informatizados suportando as aplicações comerciais das grandes empresas já é uma rotina. Ninguém em sã consciência colocaria em dúvida a importância vital da informática no dia-a-dia destas organizações. O desafio que hoje se coloca é o de como interconectar estes sistemas tendo em vista a heterogeneidade dos ambientes computacionais que os suportam, visto que, há tempos atrás, cada empresa optou por uma determinada plataforma de hardware e software, a maioria das quais não se "conversam" entre si.
Na última década, vários esforços de padronização tem sido feitos buscando viabilizar a troca eletrônica de documentos. Esta difícil tarefa têm encontrado nos interesses e pontos de vista diferentes, e até mesmo em determinados momentos conflitantes, seus maiores entraves, além, é claro, dos elevados custos dos investimentos necessários.
Como ilustração do jogo de interesses existente, poderíamos citar o comportamento das grandes corporações exercendo seu poder de compra, quando acabam por impor, aos fornecedores, padrões que mais lhes são favoráveis.
A globalização da economia, entretanto, tem forçado os grandes blocos econômicos a se sentarem à mesa e negociarem um padrão aberto a nível mundial. O padrão de sintaxe de documentos chamado EDIFACT (EDI for Administration, Commerce and Transporte) criado em 1987 desponta como tal. Será praticamente impossível para uma grande empresa participar do mercado global, e e manter sua competitividade e agilidade, se não aderir e implementar o EDI como o meio de incrementar suas transações comerciais.
Histórico
O EDI não é uma mensagem de correio eletrônico, cujo formato é livre. Sua forma pretende suportar as transações interempresariais, necessitando para tanto ser adotada a partir de formatos rígidos que, além de atenderem aos requisitos básicos de cada tipo de negócio, estejam adequado sob os aspectos legais e fiscais. Isto torna-se claro quando verificamos seu uso para a troca de documentos como faturas, cheques, ordens de pagamento, pedidos de compra, notas fiscais, etc...
A preocupação de padronizar as relações comerciais não é nova e antecede a tecnologia de comunicação de dados.
Em 1961, o Comitê para o Desenvolvimento do Comércio, da ONU, criou um grupo de trabalho para propor a simplificação e padronização dos documentos voltados ao comércio exterior. Em 1968 o Comitê de Coordenação de Transporte de Dados (TDCC) montou, como apoio do Departamento de Defesa Americano, um grupo para desenvolver padrões de mensagens entre empresas, dentro dos processos comerciais. Estes padrões de então ainda são utilizados por empresas de transporte de cargas internacional (ferroviário, rodoviário, oceânico a aéreo).
Em 1979, o Instituto Nacional Americano de Padrões (ANSI) montou o comitê X12 para desenvolver padrões para as transações comerciais eletrônicas. A sintaxe e a estrutura propostas pelo X12 basearam-se nos padrões do TDCC, sendo estendidos para os demais tipos de atividades.
O padrão X12 definiu o formato dos dados e delegou aos vários segmentos da atividade econômica o desenvolvimento dos dicionários para o uso e interpretação dos campos de dados. Participam destes trabalhos os segmentos do setor automotivo, comércio varejista, químico, elétrico, metalúrgico, papel, além do setor de produtos para escritório.
Em 1982, o TDCC publicou a primeira versão do UCS (Uniform Communication Standard) baseado no protocolo bissíncrono 2780/3780 a 2400 bps. A partir da ratificação pelo UCC (Uniform Code Comcil) em 1984 muitas empresas passam a usar este padrão, embora algumas tenham optado, ou sido forçadas, a utilizar padrões de terceiros (o padrão da McDonnel Douglas por exemplo). Até 1985 já havia padrões para cerca de 35 tipos de documentos.
Na Europa, ainda em 1983, as grandes indústrias de veículos automotivos formaram um comitê para desenvolver um padrão de troca eletrônica de documentos entre estas empresas e seus fornecedores e entre elas e seus distribuidores. Este comitê ficou conhecido como ODETTE (Organization for Data Exchange Through Teletransmission in Europe), tendo em 1985 apresentado o resultado de seus estudos, os quais estabeleceram os padrões para as empresas do setor.
Motivados pelos esforços empreendidos nos Estados Unidos e na Europa, representantes de 20 países iniciaram estudos voltados à unificação dos padrões de troca eletrônica de documentos, visando abranger todo o comércio internacional. Surgiu o SITPRO (Simplification of Internacional Trade Procedures Board) que gerou o padrão EDIFACT, cuja minuta foi publicada em setembro de 1987.
Após o surgimento do EDIFACT, vários países tem adotado este padrão, inclusive os Estados Unidos, sendo contudo sua migração lenta e gradual, visto ainda convivermos com os outros padrões criados em anos anteriores, e largamente difundidos pelo mundo.
Como fato positivo para a adoção de um padrão único, mundial, convém registrar a clara sinalização proveniente da comunidade empresarial americana, quando, por ocasião de uma votação promovida pelo comitê X12 do ANSI, 76% de um grupo significativo de empresários afirmou que as suas organizações adotariam o EDIFACT a partir da liberação da versão 4, prevista para 1997, da norma nacional que trata do assunto.
Face a este quadro, desde o final da década passada algumas das maiores empresas da área de informática, motivadas por esta tendência de padronização mundial, vêm anunciado pacotes de software para suportar o EDI, em várias plataformas dos mainframes aos microcomputadores. São exemplos a IBM, Digital, GE, entre outras.
No Brasil, em 1987, a ABAC (Associação Brasileira de Automação Comercial) deu início ao estudo das várias alternativas de padronização, tendo decidido adotar o padrão EDIFACT. Foram analisadas a sintaxe e estrutura dos seguintes tipos de documentos: ficha de produto, cadastro de empresas, lista de preços, pedido de compras, aviso de faturamento e embarque e o aviso de recebimento.
A ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas), através do seu Comitê Brasileiro de Informática, o CB-21, iniciou, pela mesma época, estudos sobre o assunto, definindo-se também pelo padrão EDIFACT. Como conseqüência foi formado o Subcomitê de EDI, Elementos de Dados e Facilitação de Negócios (SC-21:07) para o aprofundamento e detalhamento do padrão escolhido.
A ABNT também criou, em 1988, uma comissão para estudar os Sistemas de Tratamento de Mensagens que, junto com um grupo de trabalho do Ministério das Comunicações, indicou como padrões a serem seguidos as normas da série X.400 do CCITT. Além disto a BRISA, um consórcio privado de empresas, que trata especificamente de padronização na comunicação de dados, definiu-se pelos padrões OSI (Open Systems Interconection) da ISO (Internacional Organization for Standartization).
Todos estes posicionamentos apontam para que, no Brasil, os serviços de EDI venham a utilizar, como suporte de comunicação, os padrões OSI/CCITT, da família X.400, especificamente o X.435, para veicular troca de documentos.
Outro fato relevante ocorreu em 25 de novembro de 1992, quando da primeira assembléia do SIMPRO-BRASIL - Instituto Brasileiro para a Simplificação de Procedimentos Mercantis - organização criada para servir de instrumento de divulgação e fórum de debate dos estudos acerca do EDI e de outras tecnologias correlatas.
Recentemente, foi assinado um acordo entre o CB-21 e o SIMPRO-BRASIL, transferindo a responsabilidade de operação do Subcomitê 21:07 para esta entidade. Até o momento, são associados do SIMPRO vários bancos (segmento mais representativo), empresas de telecomunicação, prestadoras de serviço em informática, entidades normalizadoras e fabricantes de hardware e software.
É fundamental que os debates sobre o EDI no Brasil venham a contar com participação de representantes das indústrias, em especial de entidades como o CNAB, ABAC, ANFAVEA, SINDIPEÇAS etc. para que a tecnologia de troca eletrônica de documentos realmente se torne uma realidade no Brasil.
Vantagens
Várias tecnologias de transmissão de dados são utilizadas para transporte das mensagens de EDI. Algumas empresas criaram uma infra-estrutura proprietária para troca de dados com seus fornecedores e distribuidores. Outras utilizam os serviços de infra-estrutura de VAN, com a diferença que utilizando VAN as empresas deixam de gastar com Hardware, Software, Treinamento com Mão-de-Obra, Roteadores, Antivírus, Firewall sem correr o risco de obsolência tecnológica. No Brasil, o serviço STM-400/EMVIA da EMBRATEL foi o pioneiro no serviço de VAN, utilizando uma rede de comunicação X.25. Com o objetivo de redução dos custos de comunicação a nível nacional e internacional as empresas irão utilizar a Internet como meio de transporte das mensagens EDI, utilizando mecanismos de segurança para proteger a confidencialidade dos dados.
Base do EDI
EDI é um conceito novo, mas é possível apontar as pedras fundamentais de uma solução EDI. Segundo Rawlins, os padrões de protocolos de comunicação EDI geralmente fornecem três serviços chave para trocas aplicação-a-aplicação:
- Contexto, através do uso de documentos de negócio identificáveis.
- Semântica. Um método para perceber o significado dos dados, usando dicionários de dados e de segmentos e descrições dos conjuntos de transações. Se um erro de semântica é feito em Português normal, as palavras corretas são utilizadas mas o significado será errado.
- Sintaxe, através dos tipos de dados e regras padronizáveis, o que permite que os itens de dados sejam empacotados em mensagens. Um erro de sintaxe em português é, por exemplo, se uma palavra é mal pronunciada ou se a estrutura da frase está incorreta.
Padrões do EDI
A dificuldade com a comunicação via Internet ou qualquer outra rede é que tem que haver uma estrutura previamente combinada da mensagem. O destinatário tem que conhecer a estrutura da mensagem para ser capaz de a receber e tratá-la automaticamente. As instituições da ONU têm conduzido trabalhos no sentido de simplificar o comércio internacional desde os anos cinqüenta. A partir do momento em que os documentos eletrônicos passaram a ser comuns, era necessário criar uma padronização universal devido à multiplicidade de dialetos entre empresas e instituições. No final dos anos oitenta a EDIFACT foi desenvolvida em uma tentativa de reconciliar diferenças entre os diferentes dialetos de EDI.
Um dos problemas com a comunicação eletrônica entre diferentes sistemas computacionais reside nas diferenças existentes entre formatos de arquivos, esquemas relacionais, protocolos de troca de dados, etc., que tornam o processo de troca de dados complicado.
No desenvolvimento de padrões há um tradeoff entre uma implementação rápida e o nível de colaboração atingido entre os atores. Os grupos de desenvolvimento de padrões geralmente têm visões de alto nível do grau de colaboração e querem gastar um tempo considerável a desenvolver uma solução que sirva a todas as partes, representado na figura como a elipse do grupo de padrões no canto superior esquerdo. As empresas, por outro lado, querem uma implementação rápida e que sejam transmitidos os dados corretos.
EDI e Logística
O EDI, quando utilizado de forma adequada, ou seja, de forma a explorar todo o potencial que esta poderosa ferramenta pode oferecer, ela pode trazer abrangentes benefícios na realização das operações logísticas. Dentre as áreas da logística, nas quais são observados maiores benefícios proporcionados pelo EDI, destacam-se as áreas de transporte, estoque, serviço ao cliente, e finalmente sua utilização no Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos. A seguir, será feita uma breve descrição sobre a utilização do EDI em cada uma dessas áreas.
EDI na atividade de Transporte
Conforme mencionado anteriormente, o transporte representa a maior parcela dos custos logísticos na maioria das empresas. Neste setor, a introdução de novos procedimentos e serviços destinados a automação e rapidez, não só na movimentação das cargas, mas também na troca de informações e documentos, são de vital importância para o gerenciamento logístico.
Segundo Zardo e Freitas (1996), para o setor de transportes ou empresas transportadoras, que normalmente, são os responsáveis pela movimentação de mercadorias, o EDI é usado para agilizar as transações comerciais e processos burocráticos, gerando um diferencial competitivo de alto valor, uma vez que permite reduzir tempos ociosos, ou seja, tempos em que se não está transportando devido a realização de tarefas de apoio como a carga, descarga e emissão de documentos.
O funcionamento básico das empresas de transporte é baseado na coleta, transporte e entrega de mercadorias. Existem veículos que realizam a coleta de mercadorias nas diversas empresas ou clientes, transportando-as até um centro de triagem ou diretamente ao consumidor final. No caso de serem transportadas para um centro de triagem, as encomendas são classificadas de acordo com o destino e carregadas por veículos de percurso, que perfazem as linhas entre os centros de triagem e as diferentes praças de atendimento. No centro de triagem de destino, a encomenda é embarcada em um veículo de entrega que faz com que ela chegue ao destinatário.
Assim, o transporte de um produto pode ocorrer de uma empresa diretamente para o consumidor final, mas em geral este processo de distribuição envolve várias etapas, podendo utilizar diferentes veículos e modais de transporte.
Durante a realização de toda essa movimentação, é necessária a emissão de vários documentos legais para o tráfico, tais como Nota Fiscal emitida pelo remetente da mercadoria, com os dados do destinatário, valor, descrição, etc; o conhecimento de transporte, emitido pela transportadora ou setor de transporte, cujos dados coincidem com os da Nota Fiscal da mercadoria acrescidos do frete, seguro e dados relativos a operação. Além destes, deve-se incluir também agentes e governo, entre outros.
Dessa forma, o importante avanço introduzido pelo EDI no caso da logística de transportes está na transmissão das informações e documentação, na possibilidade do acompanhamento da carga, seu uso, no processo de carga e descarga, etc, e tudo isto praticamente em tempo real.
Com o EDI o tempo gasto em paradas de veículo é eliminado, como por exemplo: uma frota de caminhões ficar parada, aguardando a transação de documentos, como nota fiscal. Além disso, o EDI cria um relacionamento mais sólido entre cliente e transportadora. Através de sua utilização, a empresa pode planejar sua logística e diminuir o tempo de atendimento, preparando também, o destinatário para receber a carga no momento em que ela chega.
Os benefícios do EDI na logística de transporte são muitos e abrangentes, da simplificação e agilização na transferência dos dados, a segurança e redução de custos dos mesmos.
EDI no Estoque
Os consumidores, ao irem às prateleiras das lojas, esperam encontrar os produtos que necessitam, não se importando com a distância de seus produtores. Assim, o papel da logística, é prover a disponibilidade de produtos, no local e tempo necessários.
Algumas operações são razoavelmente previsíveis, e usualmente ocorrem conforme o plano. Outras operações, todavia, podem somente fazer previsões baseadas na história, e usá-las como indicador do que se espera no futuro.
Principalmente, nestes caso, onde se tem uma demanda independente, há a necessidade de um alto estoque devido a diferença de ritmo ou taxa entre fornecimento e demanda. Também neste exemplo, o valor dos bens mantidos no armazém, é provavelmente muito alto.
Atualmente, devido a crescente competitividade, muitos autores e profissionais da logística destacam a necessidade da redução, e se possível eliminação dos estoques nas empresas, devido às desvantagens de sua manutenção.
Segundo Wanke (2000), o elevado custo de oportunidade de capital, tem tornado a posse e manutenção de estoques cada vez mais onerosa. Para Slack (1997), estes são também arriscados, porque itens mantidos em estoque podem deteriorar-se, tornar-se obsoletos ou perder-se, além de ocuparem espaço valioso na produção.
Em geral, o estoque de produtos aumenta porque a produção é feita com antecedência em relação às vendas concretas. Segundo Kobayashi (2000), diminuindo-se o intervalo existente entre produção e vendas, diminui-se também em proporção, o estoque. Se for possível ter informações rápidas e precisas sobre as vendas e estoques de componentes, é possível reduzir os problemas que às vezes são verificados na produção, diminuir os materiais em curso de execução e reduzir os estoques em excesso.
Nesse sentido, as tecnologias de informação, em particular, o EDI, possibilita o gerenciamento dos sistemas logísticos em tempo real, ou próximo do real. Assim, é possível enxergar de uma ponta a outra, o fluxo logístico, e ao fazer isto, pode-se reduzir drasticamente o estoque.
Segundo a EAN Brasil (2002b), o EDI permite às empresas melhor gerenciamento e controle da produção, utilizando a reposição contínua. Constitui-se assim, no principal componente do just-in-time, permitindo rapidez nas respostas, o que possibilita também a redução de custos de armazenamento e de capital destinado a estoques excedentes.Em pesquisa realizada por Silva e Fischmann (1999), sobre a utilização do EDI na relação entre algumas lojas do varejo e indústria agro-alimentar da cidade de São Paulo, foram feitas as seguintes observações:
- algumas lojas conseguiram baixar o tempo de estoque da loja de 23 para 8 dias, já o tempo de reabastecimento, que anteriormente, demorava em média 7 dias, caiu para 1 dia.
- em outras empresas, após alguns testes, observou-se que se perde 10 a 15 % de vendas por stockout na loja, e com o uso do EDI, um fornecedor do varejo afirmou que o aumento de vendas estimado para este varejista seria de 28%, devido a redução do stockout.
- outro varejista, afirmou que o desabastecimento caiu para níveis próximos a zero, os dias de estoques caíram de 10 para 3 dias, o tempo de entrega caiu de 2 para 1 dia e a reposição que era semanal chega a ser diária.
EDI no Serviço ao Cliente
A definição de uma política adequada para o atendimento dos clientes constitui- se em um dos fatores críticos para o sucesso de uma empresa, além de uma forma para se obter vantagem competitiva no longo prazo. Segundo Ballou (2001), os serviços logísticos do cliente têm um papel fundamental na fidelização dos clientes, e devem ser estabelecidos com cuidado e consistência para que estes permaneçam leais aos seus fornecedores. Nesse sentido, as empresas devem escolher uma política de atendimento que minimize o custo logístico total de manutenção de estoques, armazenagem e transporte e, ao mesmo tempo, atenda um determinado nível de serviço exigido pelo mercado.
O EDI surge então, como uma importante ferramenta de apoio, para assegurar que os objetivos do serviço ao cliente sejam atendidos. Por possibilitar melhorias nas atividades logísticas de estoque, armazenagem, transporte e melhor relacionamento entre os membros da cadeia de suprimentos, esta ferramenta possibilita também maior eficiência nos serviços prestados aos clientes. O EDI atua nestas áreas, permitindo maior rapidez no processamento de pedidos e transações comerciais, o que possibilita o recebimento de pedidos em tempo real, redução de estoque e maior agilidade no transporte de mercadorias. Todos estes fatores atuam diretamente para contribuir em um melhor nível de atendimento ao cliente.
Os clientes estão cada vez mais exigentes, fazem seus pedidos na última hora, mas esperam que seus produtos sejam entregues o mais rápido possível. Assim, as empresas devem também, estar cada vez mais aptas a atender seus clientes com rapidez, qualidade e segurança, e o EDI tem um importante papel no desempenho destas funções.
De acordo com Simões (2002), devido as estruturas arcaicas verificadas em algumas empresas, quando os pedidos são recebidos pelos produtores do primeiro nível, para que possam programar sua produção, estes dados já se encontram bastante desatualizados. Este fato leva a uma produção, mesmo em épocas favoráveis, com prioridades erradas pelos produtores do primeiro nível, que produzem mais dos itens que estão sendo menos demandados e menos de outros cuja demanda tenha se elevado.
Percebe-se então, a importância do processamento de pedidos em uma empresa. Quanto mais rápidos os pedidos chegam ao departamento de produção, mais produtos são fabricados de acordo com as especificações dos clientes, e as empresas podem assim, através do EDI, atender mais rapidamente às mudanças e exigências de seus consumidores.
EDI no Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos
A tecnologia da Informação, em particular, o EDI, é essencial para que a cadeia de suprimentos atue de forma otimizada e integrada. Através da interligação entre empresas e do fluxo de informação entre os seus sistemas de gestão, é possível que o balanceamento de todas as relações cliente/ fornecedor sejam atingidas, uma vez que cada elo só compra, manufatura e vende aquilo que os elos anteriores e posteriores necessitam. Dessa forma, as perdas são reduzidas e os custos minimizados, até o cliente final.
O EDI é uma importante ferramenta para a eficácia no gerenciamento da cadeia de suprimentos, porém, existem empresas que ainda não perceberam todas as vantagens por ela proporcionadas. De acordo com pesquisa realizada por Porto et al. (2000) em empresas que integram os setores eletro-eletrônico, distribuição, comércio e serviços, foi verificado que algumas destas não estão identificando os benefícios substanciais advindos do EDI, e sua utilização não vem ocorrendo de forma a explorar a máxima funcionalidade que esta ferramenta pode prover, uma vez que os resultados mais expressivos destacados pelos entrevistados, estão relacionados à diminuição de erros, papéis e métodos burocráticos, como também melhorias dos processos de ordenação, envio e recebimento de informações. Segundo o autor, isto pode estar acontecendo, devido a miopia das empresas em associar o uso do EDI apenas à exploração de vantagens com características mais operacionais, quando esta ferramenta pode ser usada para intensificar as relações entre seus parceiros comerciais, através de uma aliança entre as partes, voltada a longo prazo a partir dos ganhos com a sinergia operacional a ser obtida.
Segundo Silva e Fischmann (1999), apesar do EDI por si só não alterar as formas de relacionamento entre os membros da cadeia de suprimentos, ele permite que as empresas aprimorem os seus fluxos de informação, tanto em termos comerciais, quanto na busca e conhecimento sobre os negócios de seus parceiros. Dessa forma, o EDI possibilita melhorar a performance de ambos junto ao consumidor final. Além disso, esta ferramenta pode ser um incentivo para a mudança baseada em novas formas de gestão de cadeia de suprimentos.
(Fonte: Artigo: “Tecnologia da informação e logística – Os impactos do EDI nas operações logísticas de uma empresa do setor automobilístico”)
