Você sabe o que é um relatório gerencial e como ele pode ser uma ferramenta importante para o seu negócio, independentemente da área em que você atua?

Como é sabido, todo estabelecimento gera informações diariamente, que podem ser de ordem financeira, administrativa, logística ou produtiva. Esses dados são fundamentais para entender sobre o negócio e possibilitar o seu gerenciamento.

De fato, é importante que se faça uma análise minuciosa sempre que é necessário tomar uma decisão dentro de um negócio, seja ele um escritório de engenharia civil ou uma clínica médica.

Isso porque uma escolha bem tomada, ou uma má alternativa, vão agir diretamente no estabelecimento, podendo gerar benefícios ou trazer desvantagens.

Nesse sentido, o relatório gerencial surge como uma ferramenta capaz de minimizar riscos e potencializar decisões assertivas, para que elas sejam baseadas em fatos e não em achismos.

Não à toa, o relatório gerencial pode ser a ferramenta de transformação para uma empresa que ainda não possui controle total sobre suas ações, podendo trazer uma série de modificações estruturais no estabelecimento e produzir melhores condições de atuação.

Elaborar esses relatórios não precisa ser uma tarefa exaustiva, gerando uma demanda extra para os gestores. Muito pelo contrário. Há soluções que podem contribuir para a automatização deles, tornando essa atividade muito mais prática e dinâmica.

Se você ficou interessado em saber mais sobre os relatórios gerenciais e como eles podem ser utilizados na sua empresa, siga na leitura deste artigo e entenda como simplificar a sua rotina, ao mesmo tempo em que um novo recurso é implementado no seu negócio.

O que é um relatório gerencial?

Todo empresário que se preocupa com a administração do seu estabelecimento busca meios de tornar essa tarefa mais simples e funcional. Uma loja de porcelanato, por exemplo, precisa ter em mãos uma série de informações para um bom gerenciamento.

Esses dados podem ser os números de vendas, a quantidade de estoque, as compras realizadas, ou até mesmo a logística de produtos, prazos de entrega e produção, etc.

Assim, essas informações são estruturais para qualquer negócio, podendo ser de suma importância para uma boa gestão baseada em dados reais.

O relatório gerencial é a ferramenta que unifica todo esse cenário e possibilita que uma empresa possa ser bem administrada.

Ele se trata de um documento que contém diversas referências e bases sobre o negócio, permitindo uma avaliação geral e dando maior embasamento para a tomada de decisão necessária para o estabelecimento.

Um relatório gerencial bem confeccionado conta com quatro elementos fundamentais:

-Destinatário;

-Objetivo;

-Conteúdo;

-Forma.

Destinatário

O destinatário do relatório gerencial é escolhido com base nas informações que ele vai apresentar. Caso seja necessário confeccionar um documento para análise do conciliador de cartões utilizado no negócio, ele se destinará ao gestor do departamento financeiro.

Do mesmo modo, se for preciso verificar a eficiência do setor de entregas, o relatório é elaborado para o responsável pela logística da empresa.

Objetivo

Com relação ao objetivo, ele se trata justamente do motivo pelo qual se está desenvolvendo o documento, de modo que ele se torne uma ferramenta útil e necessária.

Se a empresa pretende expandir o seu estoque, o relatório pode ser elaborado para essa finalidade.

Conteúdo

Em termos de conteúdo, é preciso estar atento ao que está sendo incluído no documento.

Quanto maior o número de informações, mais completo e detalhado o relatório se torna, o que será de grande ajuda para uma tomada de decisão.

Forma

Já a forma do relatório tem relação direta com a objetividade da situação. Para ações financeiras, ele será bastante rico em números, enquanto que na área administrativa ele precisará de diversas informações teóricas.

Nesse sentido, pode ser fundamental estruturar bem a sua apresentação, dividindo-a em capítulos, utilizando tópicos e subtítulos, além de gráficos e imagens, que possam torná-la de fácil compreensão e de rápido entendimento.

Além disso, as informações mais importantes devem ser destacadas e estar evidentes, de modo que as explicações sobre o assunto que está sendo tratado devem vir depois disso.

Por fim, vale lembrar que é importante numerar as páginas e os capítulos do relatório, para que ele seja bem distribuído e trate dos assuntos de maneira ordenada.

Com isso, é possível dizer que um relatório gerencial bem elaborado pode ser uma ferramenta indispensável para qualquer empresa, seja ela uma loja de tintas em Guarulhos ou um escritório de contabilidade.

Qual é a importância de um relatório gerencial?

Depois de entender sobre a estrutura de um relatório gerencial, é interessante saber também os motivos pelos quais ele pode ser importante para uma empresa.

Além de oferecer um bom embasamento para que se possa tomar uma decisão mais séria sem comprometer o negócio, há outras razões que o tornam essencial para um estabelecimento.

Uma delas se refere ao poder de conhecer cada elemento da empresa. Assim como um sistema para supermercado possibilita uma consulta rápida do estoque, o relatório gerencial oferece dados de relevância sobre o negócio, de diversos setores.

Para que uma decisão financeira seja tomada, pode ser fundamental conhecer informações administrativas ou de logística, de modo que o documento pode unificar todos esses dados e possibilitar uma análise ampla e assertiva.

Outro benefício do relatório gerencial é possibilitar que bases estruturais possam ser agrupadas rapidamente, otimizando o tempo e organizando um setor de modo simples.

Nesse cenário, é possível perceber o quanto esse documento pode ser uma ferramenta de auxílio e de suporte para qualquer tipo de negócio.

Um relatório gerencial pode ser simplificado?

Apesar de parecer um processo complexo, a elaboração de um relatório gerencial pode ser tão simples quanto a impressão de uma nota fiscal por meio de um sistema emissor de nfe.

Em geral, é cada vez mais comum que as empresas contem com softwares em diversos departamentos, para que suas rotinas sejam mais simples e dinâmicas.

Afinal, registrar cada pagamento ou recebimento do setor financeiro de um negócio pode ser uma tarefa bastante trabalhosa, e apresentar algumas falhas caso ela seja realizada manualmente.

Não à toa, esse se torna um investimento essencial para diversos tipos de empresas, principalmente quando elas lidam com um grande volume de informações diariamente.

01. Automação

Entre a principal maneira de simplificar um relatório gerencial está a automação dele, por meio de um sistema especial para essa finalidade.

Um software de gestão empresarial completo, por exemplo, acomoda dados dos mais diversos setores do estabelecimento, o que possibilita uma consulta rápida a informações que precisam estar constantemente acessíveis para os gestores.

Nesse sentido, ele pode até mesmo oferecer uma ferramenta para emissão de relatórios gerenciais, de modo que ao selecionar as opções que precisam ser vistas no documento, o sistema trata de emiti-lo de maneira rápida e integral.

02. Junção rápida de dados e direcionamento do trabalho

É possível dizer que a automação de um relatório pode ser essencial para otimizar o tempo e economizar recursos, dispensando ações manuais e direcionando a atenção dos gestores para o que importa de fato.

Se antes eles perdiam tempo precisando recolher informações para emitir um relatório completo, hoje eles podem aproveitar melhor o tempo analisando esses dados com maior precisão e assertividade.

03. Assertividade e informações específicas

Um relatório automatizado também é o responsável por conferir maior eficiência para uma empresa. Assim como um sistema de estoque facilita que se encontre o produto desejado, o software para emissão de documentos gerenciais simplifica a sua emissão.

Afinal, é possível selecionar as informações que precisam estar contidas em um determinado relatório, para que se possa verificá-las de acordo com a atividade que está sendo realizada.

04. Controle de dados e custos

Com um relatório gerencial automatizado, é possível ter acesso a informações específicas em menor tempo.

Assim, ter um maior controle sobre os dados importantes do negócio pode ser a melhor maneira de administrá-lo, de modo que cada gestor poderá ter uma visão completa do seu setor e conseguir assim seguir pelo melhor caminho administrativo da sua área.

Também vale ressaltar que um relatório gerencial completo pode ser uma ferramenta auxiliar da redução de custos, possibilitando que se entenda onde se gasta mais e como ações econômicas podem ser aplicadas sem diminuir a eficiência do departamento.

Considerações finais

Saber o que é um relatório gerencial e qual a importância dele pode ser fundamental para que se identifique a necessidade de implementar o seu uso dentro de um negócio, para alcançar uma maior capacidade administrativa do estabelecimento.

Afinal, a melhor maneira de gerenciar uma empresa é conhecendo-a em profundidade, o que nem sempre ocorre quando não se possui subsídios para obter dados de modo rápido e preciso.

Ao implementar o uso de relatórios gerenciais, é possível ter acesso a toda a estrutura do negócio sem dificuldades, conquistando assim maior domínio sobre a empresa de modo geral.

Por isso, ter acesso a relatórios automatizados pode ser uma maneira prática de gerenciar a empresa, com maior assertividade e controle total do negócio.

 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.