Utilizando-se do conceito de GED, a empresa pode manter uma base digital de arquivos indexada, permitindo-se buscas rápidas.Além disso, pode-se criar um workflow automatizando a circulação de documentos digitais, ou a criação de documentos compartilhados como uma wikipedia, por exemplo.
O conceito de GED é uma espécie de leque em constante abertura. Isso devido as muitas tecnologias a ele relacionadas que dele fazem parte.A evolução do GED confirma sua importância. No princípio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização de um documento gerado em papel através de um escaner. Assim, ele poderia ser visualizado na tela do computador, inclusive em rede.
Mas, atualmente, a maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que já nascem eletrônicos: são documentos em word, excell, desenhos de engenharia, e-mails. Esse novo mundo de documentos digitais, sem gerenciamento, implica em muitas cópias de diversas versões, duplicação de arquivos, provocando a má utilização de espaço em discos, e custos desnecessários com armazenamento.
Para controlar esse ‘mundo de informações digitais’, quer sejam ou não originalmente eletrônicas, o conceito sobre o que é GED ampliou-se como que automaticamente. Gerenciar documentos é cuidar de toda a vida informacional da empresa.
Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED é mais, pois ele implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança. É vital para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas.
Fonte: arquivar
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